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キッティング代行サービスの選定ポイントと注意点

企業の情報システム部門(以下、情シス)が対応する業務の一つに、キッティングがあります。

キッティングとは、社内で使用する複数台の新しいパソコンやスマートフォンなどの端末をすぐに使用できる状態にセットアップする作業のことです。セットアップする作業には、OS・アプリケーション・セキュリティソフトウェアのインストールやネットワーク、プリンターの設定、利用者ごとの設定などが挙げられます。

例えば、従業員が新しいパソコンを貸与された際、すぐに利用開始できる状態でパソコンを準備してあげるキッティングが必要です。企業のインフラ環境に合わせて、新たに導入するパソコンやタブレットなどのキッティングを行うことで、従業員がスムーズに業務を始められます。

しかし、端末数が多くなるほど情シス担当者の作業時間が増えてしまうほか、対応が属人化したり、人的ミスが発生したりする課題もあります。このようなキッティング業務の負担を削減するために有効なのが、キッティング代行サービスです。

この記事では、情シス部門の担当者さまに向けて、キッティングの代行サービスを利用するメリットや事業者の選び方、注意点について解説します。


目次[非表示]

  1. 1.キッティング代行サービスを活用するメリット
  2. 2.キッティング代行サービスの選定ポイント
    1. 2.1.①対応可能な端末の種類・台数
    2. 2.2.②作業内容の範囲
    3. 2.3.③作業拠点と対応エリア
    4. 2.4.④納品期間
    5. 2.5.⑤料金形態・プラン
  3. 3.キッティングの代行サービスを利用する際の注意点
  4. 4.まとめ


キッティング代行サービスを活用するメリット

キッティングの代行サービスを活用すると、次のようなメリットがあります。


▼メリット

  • 情シス担当者の負担を削減できる
  • 設定ミス・漏れを防止できる
  • 柔軟かつ迅速な対応で従業員の待機時間を短縮できる
  • パソコンの入替で大量のキッティング作業が発生した場合も、ほかの業務に影響なく進められる


キッティング代行サービスでは、セットアップだけでなく開梱・設置作業なども行うため、情シス担当者の業務負担が軽減され、コア業務に集中できるようになります。

また、少ない情シス担当者でキッティング作業を行う場合、端末数が多くなるほど作業が煩雑化して、設定ミス・漏れが発生しやすくなります。代行サービスを活用すれば、専門知識・技術を有した担当者が専用ツールを利用してキッティングを行うため、品質を均一に保てるといったメリットもあります。

さらに、アフターサービスが充実した事業者を選ぶと、仕様変更やアップデートなどにも柔軟かつ迅速に対応してもらえるため、スムーズに業務に移行できます。スケジュールが明確になることで、従業員も利用開始日を把握できるほか、利用までの待機時間を短縮できます。



キッティング代行サービスの選定ポイント

キッティング代行サービスは、事業者によってサービス内容が異なります。選定する際のポイントには、以下の5つが挙げられます。


①対応可能な端末の種類・台数

キッティング代行サービスによって、対応できる端末の種類・台数は異なります。

社内に多種多様な端末がある場合や、台数が多い場合には、依頼できないケースがあります。そのため、キッティングを依頼できる端末の種類・台数を確認したうえで、対応してもらえる代行サービスを選ぶことが重要です。


②作業内容の範囲

キッティングに関する業務内容は多岐にわたるため、どの範囲まで代行を依頼できるかを確認しておくことが重要です。


▼代行を依頼できる作業内容の例

  • 開梱・通電
  • OS・アプリケーションのインストール
  • セキュリティ設定
  • 使用制限設定
  • 機器設置
  • ネットワーク設定・動作検証
  • IT機器の購買代行、レンタル・リース対応
  • アフターフォロー
  • 在庫保管
  • セキュリティパッチ(Windows Update)の最新化
  • 旧パソコンからのデータ移行
  • 旧パソコンの回収、廃棄 など


基本的な端末のセットアップに加えて、付帯作業やアフターフォローに対応してもらえる代行サービスを選ぶと情シス担当者や従業員の作業負担を削減できます。

サービスを選定する際は、特に端末の設定内容・インストール手順・オンサイト作業の可否・進捗確認方法・納品後の旧端末からの移行対応などに対応しているか確認することがポイントです。


③作業拠点と対応エリア

キッティングの代行を依頼する際、事業者に端末・機器を受け渡して、キッティング後に納品してもらうことが一般的です。

設置作業や動作検証まで依頼する場合には、企業が指定した場所に作業員を派遣してもらう必要があります。

代行サービスによって、作業拠点やエリアが限られている場合があるため、自社のエリアに対応している事業者を選ぶことが重要です。


④納品期間

キッティングした端末を迅速に納品してもらいたい場合には、短納期の代行サービスを選ぶことがポイントです。

急なセットアップや仕様変更が必要になる場合もあります。依頼台数別の納期を把握するとともに、支店ごとの分納・納期調整などを柔軟に対応してもらえるかどうかも確認しておくと安心です。

FGLテクノソリューションズでは、訪問ヒアリングから納品まで1~2ヶ月で対応いたします。お急ぎの場合は最短2営業日での納品も可能です。早急にキッティングが必要な方はお気軽にご相談ください。

  お問い合わせ|FGLテクノソリューションズ お問い合わせや、料金のご相談などは当ページより承ります。情シス業務が多忙、一人情シス・体制強化が進まない、などでお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。 株式会社FGLテクノソリューションズ


⑤料金形態・プラン

キッティングの代行サービスによって料金形態やプランは異なります。

不要なコスト負担をなくすために、依頼台数や作業内容に合わせて予算を調整してもらえる代行サービスを選ぶことがポイントです。また、選定する際は、複数の代行サービスとの費用比較を行うことも重要です。

弊社サービスでは、適切な環境を整備するために以下の流れで対応いたします。


  1. 訪問ヒアリング
  2. プランご提案見積もり
  3. テスト機器の確認
  4. キッティングクローニング
  5. 納品



キッティングの代行サービスを利用する際の注意点

キッティングを実施するうえで、対応業務や納期など柔軟に対応してもらえるサービスか、事前に確認しておきたい点です。

品質チェックや急な仕様変更などが必要になるケースもあります。現場に管理者がいる、または機器の受入れから在庫保管、セットアップ、納品までを同一作業場で行っているサービスを選ぶと、柔軟に対応してもらいやすいです。

キッティングでは、企業の機密情報が取り扱われるケースもあります。代行サービスを利用する際は、情報漏洩のトラブルを防ぐために、セキュリティ対策が適切に行われているかの確認も重要です。

確認するポイントには、以下が挙げられます。


▼確認するポイント

  • 作業場所の監視体制が整備されている
  • 情報の取り扱いルールや守秘義務が定められている
  • 自社のセキュリティポリシーを満たしている


弊社では、セキュリティ対策としてISO27001(ISMS)を取得しており、規格に則った対策を施すことで情報セキュリティ対策・維持管理を実施しております。



まとめ

この記事では、キッティング代行サービスについて以下の内容を解説しました。


  • 代行サービスを活用するメリット
  • 代行サービスを選定するポイント
  • 代行サービスを利用する際の注意点


情シス部門で対応するキッティングには、さまざまな業務が発生するため、端末数が多くなるほど担当者の業務負担が増えたり、人的ミスが発生したりします。

キッティングに対応しているITアウトソーシングサービスを活用すれば、IT機器のセットアップやそれに付帯する業務を委託することが可能です。情シス担当者の負担軽減や設定ミス・漏れの防止につながるほか、迅速な対応によってスムーズにIT機器を利用できるようになります。

ただし、サービスによって依頼できる端末の種類・台数・業務範囲・対応エリア・納品期間・料金形態などが異なるため、自社のニーズに合わせて選ぶことがポイントです。

FGLテクノソリューションズの『社内システム運用管理サービス』では、クライアント端末から基幹系機器まで幅広いキッティング代行に対応しております。最短2営業日の納品や現地対応、付帯作業のサポートまで行っていることが特徴です。

サービスの詳細はこちらからご覧いただけます。

  資料ダウンロード|社内システム運用管理サービス FGLテクノソリューションズのサービスに関する詳しい資料は当ページからダウンロードいただけます。情シス業務が多忙、一人情シス・体制強化が進まない、などでお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。 株式会社FGLテクノソリューションズ


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