専任の情シス担当者がいない企業はIT環境の整備や人材確保をどうするべきか？

IT環境の変化は、この数年でビジネスの在り方を大きく変えていく期間を短くしていきました。　「DX戦略・推進」という名のもとにITを活用して業務効率や営業効率の向上、コミュニケーションのスピード化、セキュリティ向上といった環境整備を積極的に行うようになっています。
しかし、一方でそのための人材を確保できずに、変化に対応できない企業もまだまだ数多くあります。

2020年のWindows7のサポート終了対応でも、直前になって動き始めた企業が多く、移行完了するまでに相当の稼働を要したかと思います。
Widnows10に移行が完了しても、OS・アプリケーションを常に最新に保たなければ、ウィルスに感染や外部からの侵入を許してしまうPCを使うことになります。
そのリスクは自社だけではなく、関係取引先にも多大な損害を与える可能性があります。
しかし、そのリスクの広範囲さに想像が至らない企業も多いのではないでしょうか。
本来であれば、IT担当者がリスクを予測し、予算組みからPC入替えプランも立て、回避しなくてはいけないことなのです。

IT担当者を確保できることに越したことはありませんが、IT担当者が採用できないイコール環境整備ができないといった思考停止にならず、中小企業においては特に、経営者自身の環境整備への理解と外部リソースの活用が重要になります。例えば、下記のような情報を盛り込みます。

データでみるIT担当者の実態

※Copyright 2020 IPA

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）社会基盤センターが公表している「IT人材白書2020」の「ユーザー企業のIT人材の“量”に対する過不足感の調査」によると、会社規模に関係なくT担当者の人員は「やや不足している」「とても不足している」との回答が多く、総じて不足していることわわかります。

「理由は、人材が採用できない、人材はいてもスキルノウハウがないなど、様々な理由が挙げられますが、本音はそうは言っても、“専任の担当者をおくほどの仕事が与えられない”“それだけのコストをかけられない“というのが実情でしょうか。」と、ITサービス担当グループリーダーのYは言います。

※Copyright 2020 IPA

また、IPAの別の調査結果において「獲得・確保していない」と回答する割合が300名以下の会社規模においては31.9％もあります。
「獲得・確保を行いたいができていない」ではなく「確保する必要がない」という所がIT人材の重要性を理解していない可能性が考えられます。
いずれにしてもIT環境の整備はコア業務ではなく兼任でも事足りてしまっているということが推測できます。
Yは、「IT担当者がいることは環境整備へのアドバンテージではありますが、いるから安心ということでもありません。単にIT担当者がいても“何もできません”という状況も見かけます。むしろ経営者がきちんと目的を明確にしたうえで“IT環境整備する”と、意識をすることが重要です。自社が成長するにあたり、どういった戦略をとり、その手段としてITをどう活用するかを経営者自身がしっかりと理解したうえで、実行する人材の配置を考えるべきでしょう」

＞＞​​​​​​​社内システム運用管理業務トータルサポートサービスに関する資料ダウンロードはこちら

一人情シス（兼任）によくあるIT担当者の任命ケース

よくあるケースが多少PCやネットに詳しい社員が任されます。ただし、任命される社員は当然ながら本来の業務を持っている社員です。

任せられた本人も“IT管理”という業務がどういう事か判らないので、社員が困っている時の手助けぐらいのイメージでしかありません。そして、往々にそういう任命は業務が多忙ではない時期に行われたりします。（←ここがミソです。）

業務が多忙な時期ではなければ問題なく社員からのヘルプ要請にも対応できるでしょうが、いざ繁忙期に入ると当然ながら自分の業務を優先しますので、IT管理業務が疎かになります。

ここから悪循環が始まります。

対応が悪いと社内で噂が広まります。両立しようと無理をします。しかし自分でできる業務には限界があります。本来の業務ではないIT障害が放置されます（任命された時点で本来の業務ではあるのですが・・・）。
結果、モチベーション低下で退職することになってしまう。

極端なケースですが、経営者がIT管理業務自体をイメージできていないため、IT担当者に必要以上の負担がのしかかってしまいます。業務量や重要性を明確にしないまま、PCやネットに詳しいということだけで兼任させてしまうと、結局、IT環境は整備できない、大事な人材が退職してしまうというような事態になってしまうかもしれません。 

現実問題としてどうするか

適任者がいない限り、外部リソースを活用し、その提案や施策を経営者が判断・評価し差配するやり方が最適な手段です。

外部リソースとは、ITコンサルやベンダー企業、アウトソーサー、派遣会社です。彼らから最新のIT情報を収集することができ、自社にあった環境を設計することもできます。さらには実運用も依頼することできるため、IT担当者を必ず配置する必要がなくなります。

しかし、大前提として、外部リソースの言いなりにならないように、管理する人員は配置する必要はあります。それが経営者自らなのか、総務と兼任の担当者なのかは企業のよって違ってきます。

外部リソースは自社から見れば他人です。どんなに親密になっても、メリットがなければ協力してくれません。また、判断業務をも外部リソース任せにしてしまうと、必要のないサービスやシステムを導入させられたり、通常より高いコンサル費を支払わされる可能性もあります。それを避けるためにも社内の人間がきちんと管理し判断することが重要です。

一般的にはIT担当者を社員として配置すべきだと言われますが、IT人材が枯渇している状況では現実的には難しいことです。消去法のようになりますが、判断業務は社内に残しつつ、外部リソースを活用することが結果として最適な体制になります。

それでも、外部リソースへの月々支払う費用を負担と感じる企業もあるかもしれません。これはIT環境の整備を単なるコストと考えるか業務の生産性をあげる手段とし投資と考えるかで大きく違いがでます。

ITを単なる文書作成や情報収集などのツールとしてではなく、効率化・業績向上の業務基盤の一部として考えられればコストではなく投資として予算を投入できるのではないでしょうか。

どんなに高く、性能の良いハードウェア／ソフトウェアを導入しても、従業員の管理と教育と同じで保守運用ができなければ本来のパフォーマンスを発揮できません。

IT環境を整備するとは、ハードウェア／ソフトウェアを導入することだけでなくIT管理担当という人も整備するということなのです。

＞＞「守りの情シス」から「攻めの情シス」へ！情シスの多忙な運用業務からの脱却方法

「ITアウトソーシング」という解決方法

ITアウトソーシングサービスとは、一般的にはお客様のニーズに合致した適切なITサービスを提供するマネジメント活動全般のことをさします。 FGLテクノソリューションズが考えるITアウトソーシングサービスは、お客様のニーズをさらに掘り下げ、業務調査やヒアリングを通じて潜在課題を可視化し、解決・改善策を提案させていただいた上で、優先度・重要度に応じてサービス設計を実施、最適な形にしてご提供します。

サービスの詳細については、こちらから資料をダウンロードしていただけます。