Copilotのタスク管理をどう活かす？情シスが進める全社定着と効率化のポイント

企業のDXが進むなかで、業務効率化の切り札として「Microsoft 365 Copilot（※）」の導入を検討、あるいはすでに開始している企業が増えています。特に、日々の業務に直結する「タスク管理」において、Copilotはどのように活用できるのでしょうか。

この記事では、Copilotを活用したタスク管理の基本から、PlannerやTeamsなどのMicrosoft 365アプリとの連携メリット、そして情報システム部門や管理部門が中心となって全社に定着させるための実践的なポイントについて解説します。

※Microsoft 365 Copilot は、米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標または商標です。

Copilotのタスク管理とは

まずは、Copilotがタスク管理の現場において具体的にどのような支援をしてくれるのか、その基本機能と位置づけを整理します。

Copilotでできるタスク管理の基本

Copilotを利用することで、日々のタスク管理に関わる手作業の一部を削減できます。自然言語でプロンプト（指示）を入力することで、新しいタスクの作成、リストの整理、優先順位付け、状況確認などをAIが支援します。

例えば、PlannerのCopilotに「来週の会議の準備タスクをリストアップして」と指示すれば、必要な項目の洗い出しやタスク化のたたき台作成に役立ちます。ただし、期限や担当者、通知設定は、実際の運用ルールに沿って確認・調整することが重要です。 

なお、Copilot in Plannerはプレビュー機能として提供されている機能もあり、利用には対象となるライセンスやPremiumプラン、管理者設定が必要です。導入前に、自社のMicrosoft 365環境で利用できる機能範囲を確認しておきましょう。 

PlannerやMicrosoft 365との連携で何が変わるか

Copilotによるタスク管理の最大の強みは、独立したツールとしてではなく、既存のMicrosoft 365環境とシームレスにつながる点にあります。

PlannerやTo Do、Teamsなどと組み合わせることで、チャットや会議で出た依頼・アクションアイテムをタスクとして整理しやすくなります。TeamsのCopilotでは会議内容の要約やアクションアイテムの提案が可能なため、それらをPlannerのタスク管理に反映することで、会議後の対応漏れを防ぎやすくなります。 

結果的にアプリ間を行き来する手間が省け、業務の流れを維持したままスムーズに作業を進められます。

情シスが見るべきポイントは“機能”より“定着”

新しいAIツールを導入する際、どうしても「何ができるか」という機能面に目が行きがちです。しかし、情シス部門が見るべきなのは、それが「全社でどのように使われ、定着するか」という点です。どれほど優れた機能でも、現場の社員が使いこなせなければ意味がありません。ツールを配って終わりにするのではなく、日々の業務フローのなかにCopilotをどう組み込むかという運用設計こそが、タスク管理を成功に導く鍵となります。

企業内でCopilotのタスク管理を進める4つのメリット

全社導入を前提としたとき、Copilotのタスク管理は情シスや管理部門にとってどのようなメリットをもたらすのでしょうか。

①リソース不足でも業務整理を進めやすい

多くの企業で情シス部門は少数精鋭、あるいは1名体制で運営されており、常にリソース不足に悩まされています。Copilotを活用すれば、散在しがちなタスクを見える化し、進行状況をAIのサポートを得ながら一覧で管理できます。少人数体制であっても、日々の業務整理を効率化することで、重要なコア業務に集中する時間を確保しやすくなります。

②部門ごとの運用をそろえやすい

部署ごとにバラバラなツールや方法でタスクを管理していると、全社的な業務の進捗把握が困難になります。CopilotとMicrosoft 365を基盤に据えることで、全社で統一されたタスク管理のプラットフォームを構築できます。

共通のMicrosoft 365環境上で運用することで、部門ごとの管理方法をそろえやすくなります。ただし、タスク名、期限、担当者、更新タイミングなどの基本ルールは、あらかじめ全社で整理しておくことが重要です。

③問い合わせや依頼業務の管理にも応用しやすい

情シス部門には、日々さまざまな部署からシステムの問い合わせやアカウント発行などの依頼が寄せられます。

Copilotを活用すれば、Teamsのチャットやメールで受けた依頼内容を整理し、タスク化する際のたたき台を作りやすくなります。担当者や期限は、依頼内容や社内ルールに沿って確認したうえで設定することが重要です。

自部門の依頼管理や進捗把握が容易になるだけでなく、対応の抜け漏れを防ぎ、社内サービスの品質向上にもつながります。

④効率化の効果を測りやすくなる

業務の改善を進めるには、現状の作業量を正確に把握する必要があります。Copilotを用いたタスク管理によって日々の作業がPlannerなどに蓄積されれば、タスクの件数、担当者、期限、進捗状況を把握しやすくなります。処理時間を測る場合は、開始・完了時刻の記録や作業時間の入力ルールを別途整えることが必要です。これにより、新しい施策を導入した前後の改善効果を比較しやすくなり、さらなる業務改善に向けたデータドリブンな意思決定が可能になります。

Copilotを全社に浸透させるために決めたいこと

ツールを導入するだけでは、Copilotを十分に活用することはできません。全社で継続的に活用するためには、対象となる業務や運用ルールを事前に整理しておくことが重要です。ここでは、スムーズな運用につなげるために、あらかじめ決めておきたいポイントを紹介します。

どの業務をタスク管理の対象にするか決める

全社のあらゆる業務を最初からCopilotによるタスク管理の対象にしようとすると、現場が混乱し、かえって定着の妨げになる可能性があります。まずは「定例会議の準備」や「入退社に伴うアカウント管理」など、対象となる業務を絞り込むことが重要です。特定の業務でAIの活用効果を実感できるようになることで、ほかの業務への展開も進めやすくなります。

Planner・To Do・Teamsとの使い分けを整理する

Microsoft 365には、Planner、To Do、Teamsなど、タスク管理に関わる複数の機能があります。これらは相互に連携して利用できますが、「個人タスクはTo Do」「チームのプロジェクト管理はPlanner」「日々のコミュニケーションや依頼はTeams」といった役割分担を整理し、現場が迷わないようガイドラインを整備することが重要です。

入力ルールや更新ルールをそろえる

Copilotから適切な提案を得るためには、人が入力するデータの品質も重要です。タスク名の付け方や期限・担当者の設定方法、進捗状況を更新するタイミングなど、最低限の入力方法や更新ルールを統一しておく必要があります。ルールが統一されることで、Copilotはより正確で有益な提案を行いやすくなります。

権限設定と共有範囲を見直す 

Copilotは、ユーザーがアクセス権を持つMicrosoft 365内の情報をもとに回答や提案を行います。そのため、Teams、SharePoint、Plannerなどで情報共有範囲が広すぎると、必要以上の情報がタスク整理や要約の対象になるおそれがあります。全社展開の前に、チームやチャネル、ファイル、プランの権限設定を見直し、必要な人だけが必要な情報へアクセスできる状態に整えておくことが重要です。 

まずは一部門や情シス部門から試す

いきなり全社へ展開するのではなく、まずは情シス部門やITリテラシーの高い部門で段階的に進めることをおすすめします。実際の業務でCopilotを活用しながら、運用上の課題や運用ルールの改善点、現場から寄せられる疑問などを洗い出します。そこで得られた知見を基に運用ルールを改善してから全社展開へ進めることで、定着につながります。

Copilotのタスク管理を使いこなすための運用ポイント

試験導入を終え、本格的な活用フェーズに入った際に押さえておきたい運用面のポイントを解説します。

レクチャーや使い方共有を用意する

Copilotは多くの機能を備えていますが、それゆえに「どのように業務へ活用すればよいか分からない」という声が現場から上がることがあります。情シス部門は単なる機能説明だけでなく、「こうしたプロンプトを入力すると、議事録からアクションアイテムを整理し、タスク化しやすくなる」といった実務に即した活用シナリオ（ユースケース）を共有することが重要です。定期的なレクチャーや社内ポータルでのTIPS発信なども有効です。

管理者向けと利用者向けで支援内容を分ける

Copilotの運用では、システムを管理する情シス部門と、実際に業務で利用する現場の利用者では、必要な知識が異なります。管理者にはアクセス権限の設定やログの確認方法などガバナンスに関する教育を行い、利用者にはプロンプトの書き方や効率的なタスク管理の方法などを中心にレクチャーすることで、役割に応じた支援を提供できます。

Copilotの提案は人が確認してから反映する 

Copilotが提案したタスクや期限、担当者は、必ずしも業務の実態に完全に合っているとは限りません。重要なタスクや社外対応につながるタスクでは、最終的に人が内容を確認し、必要に応じて修正してから運用に反映することが大切です。 

活用状況を見ながら運用を見直す

導入初期に定めたルールが、実際の業務に合わないケースも少なくありません。Copilotの利用状況や現場から寄せられるフィードバックを定期的に確認し、必要に応じて運用ルールを見直すことが重要です。「この機能はあまり使われていない」「この業務フローではAIを活用するとかえって手間がかかる」といった実態を把握しながら、常に使いやすい環境へ改善していくことが、定着につながります。

効果測定の指標を決めておく

Copilotの導入効果を客観的に評価するためには、あらかじめ効果測定のKPI（重要業績評価指標）を設定しておく必要があります。

例えば、「定型業務にかかる処理時間の短縮」「タスクの抜け漏れや遅延の減少」「進捗把握のしやすさに関するアンケート結果」などを指標として設定します。具体的な数値や現場の声を収集することで、経営層への報告や今後の改善策の検討にも役立ちます。

Copilotによるタスク管理を自社だけで進めにくい場合

ここまで解説してきたように、Copilotの定着にはさまざまな準備と運用設計が必要です。もし自社のみで進めることにハードルを感じる場合は、以下のような観点から外部リソースの活用も視野に入れてみてください。

情シスだけで運用定着まで担うのは負荷が大きい

1名体制や少人数体制の情シス部門にとって、日常のヘルプデスク業務やインフラ管理と並行して、全社員に対するAIツールの導入から定着支援までを行うのは大きな負荷となります。

権限設定などの初期構築から始まり、社内向けの説明会開催、日々の問い合わせ対応、さらには効果測定までをすべて内製で抱え込んでしまうと、結果としてプロジェクト自体が思うように進まなくなるリスクがあります。

導入より“使いこなし支援”が重要になる

Copilotのような生成AIツールは、ライセンスを付与するだけで活用できるものではありません。前述のとおり、本当の課題は「現場がどう使いこなすか」にあります。ツールを配るだけでは業務効率化にはつながらず、現場の業務フローに合わせたプロンプトの作成や、タスク管理ルールを根付かせるための継続的な伴走支援が不可欠です。

外部支援を活用すると進めやすい領域がある

自社のリソースだけで運用を回すのが難しい場合は、専門的な知見を持つ外部パートナーの力を借りるのも効果的な選択肢です。

例えば、システムの設定や権限の棚卸しといった技術的な部分だけでなく、「業務フローに合わせた利用ルールの策定」「現場向けのレクチャー会の実施」「導入後の定着に向けた伴走支援」といった領域を外部に委託することで、情シス担当者は本来のコア業務に集中しつつ、AI活用の恩恵を全社に広げやすくなります。

『FGLテクノソリューションズ』では、単なるライセンス提供やシステム構築にとどまらず、Copilotを全社でしっかりと使いこなしていただくための運用整理から、現場での実践的なレクチャー、そして継続的な活用支援までを一貫してサポートしています。自社での定着に不安を感じる場合は、ぜひお気軽にご相談ください。

まとめ

この記事では、Copilotを活用したタスク管理について解説しました。

• Copilotのタスク管理とは

• 企業内でCopilotのタスク管理を進める4つのメリット

• Copilotを全社に浸透させるために決めたいこと

• Copilotのタスク管理を使いこなすための運用ポイント

• Copilotによるタスク管理を自社だけで進めにくい場合

Copilotは、単なるタスク作成の補助にとどまらず、Microsoft 365アプリと組み合わせることで、会議、チャット、メール、プロジェクト管理にまたがるタスク整理を支援します。日々の業務フローに組み込むことで、組織全体の業務効率化に役立ちます。 

しかし、その価値を最大限に引き出すためには、情シスや管理部門が中心となり、対象業務の選定や運用ルールの策定、現場への教育、そして効果測定までを包括的にデザインしていく必要があります。

もし、リソース不足により自社だけで定着支援を進めるのが難しいと感じる場合は、『FGLテクノソリューションズ』のような外部パートナーとの連携もぜひご検討ください。適切なサポートを活用することで、AIを業務に定着させ、効率化と生産性向上の歩みを加速させていきましょう。