ヘルプデスク業務を約80％削減！
「社内システム運用管理サービス」による
IT環境の抜本改革

太陽光発電所の総合技術サービスを手がける株式会社CO2OSは、前身である株式会社CO2Oとしての創業からわずか10年で社員数を4名から120名へと拡大し、全国13拠点で発電所の運用管理や建設、第三者評価などの事業を展開しています。

急速な成長の一方で、IT環境の整備が追いつかず、サーバやネットワークの構成が不明確になるとともに、社員からのIT関連の問い合わせ対応による担当者の負担が増大していました。

このような状況を打開するため、FGLテクノソリューションズの「社内システム運用管理サービス」の導入を決定。その経緯について詳しくお話を伺いました。

社内システム運用管理サービスは、情報漏えい、システムの長期間の停止、データ消失などのリスクに対応。
環境整備や運用管理を貴社の規模や状況に応じてサポートするITアウトソーシングサービスです。
単なるシステム運用業務のアウトソースやITコンサルティングではなく、貴社に寄り添ったシステム運用業務の支援を実施します。

• 前身である株式会社CO2Oとしての創業から約10年で社員数が4名から120名に急増し、IT管理を属人的な管理から組織的な管理へと見直す必要が出てきた

• サーバやネットワークの入れ替え、増設を繰り返すうちに、システム全体がブラックボックス化していたことから、ITシステムの全体像把握が急務となった

• 事業拡大にともない、PC、業務端末のタイムリーな調達、Microsoft365の導入・活用によるコミュニケーションの活性化、情報共有の促進など、IT環境整備による組織変革の必要があった

• 太陽光発電所の安定稼働の為には、機器異常発生等のアラートを見逃さず、迅速な対応を実現する必要があり、その為の通信環境を整えなくてはいけなかった

• 情報システム管理には高度な専門性が求められる中、専任の担当者を置くことが出来ていなかった

• 社内のサーバ・ネットワーク構成図の更新が出来ておらず、トラブル発生時の原因特定と対策実行には毎回、過去の経緯の確認や、実態調査をしなくてはいけなかった

• 社員からのIT関連の問い合わせ数増加に対して、総務部の対応力が追いつかず、IT環境を整備しても、そのポテンシャルを発揮できなかった

• 地方拠点や現場でのITトラブル発生時に詳細が把握できず、解決までに時間がかかり過ぎることでサービス品質への信頼を損なう可能性があった

• 専門性の高い外部ヘルプデスクが導入され、ハードからソフトまで、IT環境に対する、幅広い課題解決を支援して頂けることとなり、組織的なIT管理体制が強化された

• ブラックボックス化していたネットワーク構成やシステム群が可視化され、万が一の通信障害でも、原因特定と対策実行までのリードタイムが短縮されたことで、安定したIT運用管理が実現した

• 本社社員だけでなく、地方拠点、現場の社員も専門性の高いITサポートが受けられるようになり、総務部の問い合わせ負担が大きく軽減された

• 想定外の通信障害発生時における臨機応変な対応や、ソフトやシステムのマニュアル作り、セキュリティ教育や対策についての情報提供等も得られ、組織としてのIT環境対応力が強化された

―総務部の一部社員が情報システムの役割を担当していた

伊藤しのぶ氏（以下 伊藤）：

情報システムの役割に関しては、総務部で担当しております。開業当時は、社員が4名だったことから、パソコンに詳しいメンバーにシステム関係の管理を依頼していました。

会社が成長するにつれ社内のIT環境に関わる業務も増加しましたが、専門的な知識を必要とするため、一部の社員に属人化している状況でした。

私自身もパソコンの調達からセッティング、ソフトウェアの管理・導入、社員からの質問対応など、システム全般の多岐にわたる業務を担当しています。

サーバやネットワーク構築、ソフトウェア管理、機器の管理などを属人化していたため、これらに関する情報がブラックボックス化していました。

―社内ネットワークのブラックボックス化が深刻に

田中繁稔氏（以下 田中）：

サーバの所在やネットワークのつながり方が把握できていない状況でした。ITトラブル発生時の対応に時間や工数がかかってしまうことから、情報システム管理の体制整備は緊急の課題となっていました。

事業継続に関わるリスクの高まりを受け、ネットワーク全体を一から見直し、再構築する必要があると考えました。

―管理体制の抜本的な見直しを決断、情報システムを任せられるサービスを選定

伊藤：

情報システムの運用をサポートしてくれる会社を選定するにあたり、いくつかの企業に問い合わせ、課題について相談しました。当社としては、現状の課題解決とともに、将来を見据えた提案をしてくれる企業を求めていました。

現行システムのメンテナンスについては、複数の企業から対応可能との回答がありました。その一方で、将来的な運用を視野に入れ、私たちのニーズに合わせた改善策を提案してくれたのはFGLテクノソリューションズさんのみでした。

御社からさまざまなご提案いただいたことで、未来に向けてよいシステムをつくっていけると感じています。

特に、ブラックボックス化したシステムについて、情報が少ない状況でもしっかりとした改善案を出していただけたことで、信頼できるパートナーだと確信しました。

―ヘルプデスク業務を任せることで業務の負担軽減を実現

伊藤：

私自身、導入前は問い合わせ対応に追われがちで、社内からの問い合わせ対応が全体の約20％を占めていました。現在は、社員がFGLテクノソリューションズさんのヘルプデスクへ直接質問・相談できる体制を整備したことで、問い合わせ対応の割合が業務全体の3～5％程度に減少しました。

また、専用のヘルプデスクがあることで、以前のように質問に対して回答できないというケースがなくなりました。

この大幅な効率化により、総務部はより付加価値の高い業務に集中できるようになりました。削減された時間は、新しい技術の導入や、社員の働きやすさを向上させるための環境整備に活用しています。

―発電所で働く社員へのサポート品質も向上

伊藤：

以前は、遠方の発電所で働く社員から「エラーメッセージが出た」「ソフトが起動しない」といった相談を受けた際、機器の操作に慣れていない社員もいることから、状況を正確に把握することが困難なケースが多くありました。

現在は、FGLテクノソリューションズさんのヘルプデスクへ直接問い合わせることで、的確な対応が可能になりました。

現場での状況説明が難しい場合でも、画面共有や遠隔操作機能を使うことによってヘルプデスクの担当者様に直接確認していただけます。迅速な解決策の提示が可能になり、業務の中断時間が大幅に短縮されています。

―「Microsoft 365」の導入と活用促進も支援

田中：

現在は、全社にMicrosoft 365（※）を導入しています。導入開始時は、Teamsを使ったウェブ会議に戸惑う声も多くありましたが、御社からの適切なサポートにより短期間で多くの社員が使いこなせるようになりました。

現在では立場や環境を問わず、日常的にオンライン会議を活用する文化が浸透してきています。

全国に拠点を持つ弊社にとって、この変化は業務効率化の観点からも非常に重要な成果です。

※Microsoft 365 は、米国Microsoft Corporation の商標または登録商標です。

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―安定したシステム運用で中長期的なIT戦略

伊藤：

現在使用している古いサーバ設備や、ネットワーク環境の更新を最優先課題として取り組んでいくつもりです。将来的には、セキュリティ対策の強化も含めて、パソコンやスマートフォンまで含めた社内のIT環境全体を高い水準に引き上げていきたいと考えています。

さまざまなサービスが存在し、新たなサービスが続々と登場する中で、会社としてどのような方向性で進むべきかを、FGLテクノソリューションズさんと継続的に相談しながら決めていきたいです。

―可視化したデータの有効活用、DXの推進にも期待

田中：

今後は、勤怠や会計システムの入れ替えも予定しています。業績管理や各種データを見える化することで、データの利活用や業務の見直しが進むと考えています。

また、太陽光発電所から得られる発電量データやアラート情報などの収集も検討しています。豊富なデータの有効活用によって、新たなビジネス機会の創出につながることを期待しています。

積極的なDXの推進や業務の効率化、新たなビジネスの創造において、FGLテクノソリューションズさんには今後も継続的にサポートいただきたいと思っています。

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