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ひとり情シスのお仕事と提案書作成

1.はじめに

いつも弊社ブログサイトを参照いただきありがとうございます。
FTSブロガー2号です。
今回は、私の資格取得体験談から少し離れ、みなさまのお仕事の参考になるような
内容にしたいと考え、「提案書の書き方」として自身の作成ノウハウも踏まえ、
お話ししたいと思います。
特に情シス部門での社内提案などに活用いただけると幸いです。


2.実現したいことの理解(要件の理解)

今回の前提は、お客様からITアウトソーシングについてご要件・ご相談があって
初回提案書を作ることになったというシチュエーションです。

弊社に対するITアウトソーシングの要件というと
・システム稼働監視
・ヘルプデスク対応
・PCキッティング
・ICT資産管理
・ID管理
などありますが、今回はヘルプデスク対応のご相談を受けたと想定ください。

それで、先ずはお客様の要件の理解から始まります。
一度ヒアリングできれば、一層、お客様に寄り添えるITアウトソーシングとしての
提案ができるのですが、ヒアリングシート情報のみや、「毎月の問合せから解放されたい」「問合せ対応者が退職してしまった」など言った内容で提案書を作成しなければならないときもあります。

でも、いくら情報が少なくても、そこから想定できること「だから○○に困っているんだ」ということ見出して、お客様要件の認識として、まず1枚に纏めます。
この時、要件としての事実と、そこから想定していることを明確にしておくことがポイントです。


3.順序を決める(提案書目次とアウトラインの検討)

要件が認識出来たら、提案書の目次とアウトラインを考えます。
ITアウトソーシングの提案書の構成としては、通常
・弊社サービス概要
・今回ご提案範囲
・提供するサービスの概要説明(問合せ対応フローの説明)
・サービス提供条件
・サービス開始までの準備について
・費用
というパターンですが、ここの先頭に「お客様要件の再認識」としてページを差し込むようにしています。

情シス部門の皆様が、社内提案するときにも、提案する背景や、要件を整理して、
提案の理由付けを明確にして実現したいことを記載する提案書を書かれると思います。
ひとり情シスとなると、なかなかこうした提案書づくりは難しいと思いますが、
考える順番、準備する順番として参考になるのではないでしょうか。

あと、アウトラインを考えるときは文章で表現すること。
イメージ検討はここではしません。(○○提案書の△ページを流用程度)


4.実現手段を整理する(いざ提案書作成)

目次とアウトラインが決まったら、それをベースに、それぞれのページで要約文とイメージを作成します。
アウトラインでは、イメージ検討をしないとしていましたが、ここで初めて検討します。
アウトラインレベルでイメージ検討してしまうと、イメージに固執しすぎて、
なかなか提案骨子がまとまらないからです。

ひとり情シスやソロ情シスの皆様も、問合せ対応を手当たり次第対応しても収束できないことありますよね。
提案書作成も同じで、いきなり提案書作ろうとしてPCに向かってもなかなか整理できないものです。

一通り、各ページで要約文とイメージ作成出来たら、セルフレビューとして
・イメージだけで伝わるもの
・イメージからテキスト形式にして伝わるもの
などを確認視点として修正していきます。


5.ワンポイントアドバイス

今までお話しした内容から、ちょっとワンポイントアドバイスです。
・目次、アウトラインを作成するときは、ペンと紙のみを使って考得るようにしましょう。
こうすることで、関係ないことに目をとらわれない環境に近くなるので、
集中して考えることができます。

ひとり情シスやソロ情シスの皆様も、問合せ対応を考えるときに、PCに向かったままでは、別の何か、例えば、別の問合せメールが気になりだしたり、別の資料作成に気を取られたりするときあると思います。
そうしたときに、一旦PCから離れ、立ち止まるつもりで考えると、妙案が出てくることがあるのではないでしょうか。

・提案書の色使いは、極力少なくしましょう。
私が作成するときは、背景、文字色も含め、使う色は3色まで!と基本ルールを作っています。
こうすることで、真に言いたいことが明確に自然と表現できます。
ここはITアウトソーシングの提案書に限らず、様々な提案書に使える部分と思います。ぜひ試してみてください。


6.終わりに

いかがだったでしょうか。提案書作成とひとり情シス/ソロ情シス部門の業務で、
一見、何の関わりも無いように思えますが、少しは役に立ちそうな内容もあったのではないでしょうか。
弊社では、お客様からの課題、問題、要件をよく理解すると共に、潜在的な部分も想定しながらITアウトソーシングのご提案を実施しております。
煩雑になりがちなひとり情シスの業務整理相談でも、曖昧な相談でも構いません。
お気軽にご相談ください。

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