プライバシーマーク（Pマーク）の取得方法｜1名体制の管理部門でも分かる進め方と注意点

現在、個人情報保護や情報セキュリティに対する社会的な関心が高まっており、プライバシーマーク（Pマーク）（※）を取得する企業が増加しています。その背景には、取引先からの取得要請や、個人情報漏えいリスクへの備えに対する意識の変化があります。

この記事では、1名体制の管理部門でも無理なくプライバシーマークを取得するために、制度の概要から具体的な取得フロー、そして工数を抑えて効率的に進めるポイントまでを分かりやすく解説します。

※プライバシーマークは『一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）』の登録商標です。

プライバシーマークの概要

プライバシーマーク制度は、「JIS Q 15001（個人情報保護マネジメントシステムに関する日本産業規格）」に適合し、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者を認定して、その旨を示すマークを付与する制度です。
企業がPマークを取得することは、個人情報を適切に取り扱っていることを対外的に証明することになり、顧客や取引先からの信頼を得るための大きな要素となります。

審査の基準となる「JIS Q 15001」では、個人情報の「取得・利用・保管・提供・廃棄」というサイクル全体にわたって、適切なリスク対策や管理策を講じることが求められます。

特に、担当者が1名体制の企業でこれに対応する場合、自社の業務フローにおける個人情報の洗い出しや、ルールの文書化、全従業員への教育などを一人で推進する必要があり、相応の工数と計画性が重要です。

なお、プライバシーマークの概要は、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

プライバシーマーク取得の条件

プライバシーマークの申請を行うためには、以下の要件をすべて満たしている必要があります。

• 日本国内に活動拠点を有していること

• 「JIS Q 15001」に基づいた個人情報保護マネジメントシステム（PMS）を定めていること

• 定めたPMSに基づき、適切に運用していること

• 社会保険・雇用保険に加入している正社員または登記上の役員（監査役を除く）が2名以上いること

• 法令違反等による申請不可期間中でないこと 　など

原則として「法人単位」での申請・取得となりますが、株式会社に限らず、医療法人や学校法人、一般社団法人なども要件を満たせば対象となります。

また、「2名以上」という人的要件は、1名体制の管理部門にとって重要です。担当者1名だけで全ての役割（管理者と監査責任者など）を兼務することはできないため、経営者や他部署の協力を得る体制づくりが最初のステップとなります。

プライバシーマーク取得方法｜基本のステップ

プライバシーマークの取得は、申請前の準備から審査、指摘事項への対応まで、複数のステップを経て行われます。

一般的に、準備開始から取得までには約6～12ヶ月程度の期間がかかるケースが多く見られます。余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。

ステップ1.方針の決定・PMS文書作成

まずは体制づくりとルールの策定から始めます。

個人情報保護管理者と個人情報保護監査責任者の選任を行い、取得目標時期を設定します。その上で、トップマネジメントによる「個人情報保護方針」を決定し、PMS構築のための計画を立てます。

そして業務で取り扱っている個人情報をすべて洗い出し、それぞれにどのようなリスクがあるか（漏えい、滅失など）を分析します。この分析結果を基に、リスクを低減するための対策を決め、以下のようなPMS文書を作成します。

• 個人情報保護基本規程

• 個人情報保護安全管理規程

• 個人情報保護マネジメントシステム運用規程

• 内部監査規程 など

ステップ2.PMS構築・運用

規程を作成したら、それに基づいて実際に業務を行う「運用」のフェーズに入ります。申請を行うためには、JIS Q 15001に準拠したPMSを構築し、1回以上PDCAサイクルを実施する必要があります。

PDCAサイクルのイメージ

審査ではPMSの運用実績が確認されるため、規定の策定や体制の整備などの構築段階では申請できません。適切な運用が行われるよう従業員に対する教育や内部監査を行う必要があります。

ステップ3.プライバシーマーク申請

PMSの構築と運用実績を確保した後、審査機関へ申請を行います。

申請書類には「必須書類」と「任意書類」があります。任意書類（規程一式など）も併せて提出することで、審査員が事前に内容を確認でき、審査時間の短縮につながる可能性があります。

主な申請書類

• プライバシーマーク付与適格性審査申請書

• 会社定款

• 登記事項証明書

• 個人情報管理台帳

• リスク分析表

• 内部監査報告書、代表者による見直し記録（任意） など

現在は郵送だけでなく、オンラインでの申請も可能になっています。提出先は、事業者の規模や所在地、業種によって異なりますので、プライバシーマーク制度のWebサイトで自社の提出先を確認しましょう。

ステップ4.審査

申請が受理されると、審査は「形式審査」「文書審査」「現地審査」の順で進みます。

まず形式審査では、審査機関が申請資格の有無や提出書類の記載内容に不備がないかを確認します。続いて文書審査では、PMS文書（内部規程や様式など）や各種記録がJIS Q 15001の基準に適合しているかが確認されます。

その後、現地審査として審査員が事業所を訪問し、実際の運用状況を確認します。代表者へのトップインタビューや担当者へのヒアリング、物理的なセキュリティ対策（鍵の管理やPCの画面ロックなど）の確認が行われます。

ステップ5.プライバシーマーク取得

審査結果に基づき、審査会にて付与適格性の決定が行われます。

合格となれば、付与機関（JIPDC）とプライバシーマーク付与契約を締結し、プライバシーマーク登録証とマークデータが提供されます。

プライバシーマーク取得後も2年ごとの更新が必要です。取得して終わりではなく、常にPDCAサイクルを回し続け、セキュリティレベルを維持・向上させる必要があります。

プライバシーマーク取得にかかる費用

プライバシーマークの取得・維持には、申請料・審査料・付与登録料がかかります。これらは事業者の規模（小規模・中規模・大規模）によって金額が異なります。また、費用は「新規取得」時と、2年ごとの「更新」時に発生します。

現在の料金例（新規取得の場合） ※2026年9月30日まで

※取得費用は2026年3月時点の情報をもとに記載しています。

なお、2026年10月1日以降の申請・更新からは料金改定が行われる予定です。これから取得を検討される場合は、改定後の料金体系も確認しておくことをおすすめします。

1名体制の管理部門が効率的にプライバシーマークを取得するには？

1名体制でプライバシーマーク取得を目指す場合に生じる課題は「リソース不足」です。そのため、無理なく継続できる運用体制を意識し、効率化を前提に取り組むことが重要です。

まず意識したいのが、PMS文書のシンプル化です。雛形をそのまま導入すると、自社の実務に合わない複雑な手順になってしまうことがあります。自社の規模や業務内容に合わせて、無理なく回せるルールを設計することが重要です。

また、ITツールを活用して業務を効率化することも有効です。入退室記録やPCの操作ログ、IT資産の管理などを手書きの台帳で行うと、記録作成や管理に多くの時間がかかります。これらをITツールで自動化・デジタル化することで、日常的な管理作業の負担を大きく減らすことができます。

さらに、社内リソースだけで対応するのが難しい場合には、外部専門家の支援を活用する方法もあります。プライバシーマーク取得支援を行うコンサルタントなどに相談することで、文書整備や審査対応のポイントを効率的に進めることができます。

まとめ

この記事では、プライバシーマークの取得について以下の内容を解説しました。

• プライバシーマークの概要

• プライバシーマーク取得の条件

• プライバシーマーク取得方法

• プライバシーマーク取得にかかる費用

• 1名体制の管理部門が効率的に取得する方法

プライバシーマークの取得は1名体制の管理部門にとって挑戦的なプロジェクトですが、手順を正しく理解し、計画的に進めれば決して不可能ではありません。まずは自社の現状を把握し、無理のないスケジュールを組むことから始めましょう。また、必要に応じて外部のリソースやツールを活用し、効率的な体制構築を目指してください。

『FGLテクノソリューションズ』では、安定したITインフラ運用を支えるため、セキュリティ対策や保守管理をはじめとしたIT分野の幅広いサポートを行っています。貴社のセキュリティポリシーや運用状況に応じて、必要な対策をご提案いたします。