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社内PC管理でセキュリティリスクを防ぐ! 効率化するためのポイントは?

社内パソコン(以下、PC)管理とは、社内で使用されるPCの状態を把握して管理することです。業務や情報共有のためにインターネットが広く使用される今、社内にはさまざまなPCが存在しています。

複数台のPCを限られた担当者で管理するには負担が大きくなるほか、情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティリスクにつながるおそれもあります。業務に円滑に使用しながらセキュリティリスクを防ぐには、適切なPC管理が欠かせません。

社内のPC管理を任されている部門では、「社内PC管理で具体的に何を行うのか」「効率的に管理するにはどうすればよいか」などと疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

この記事では、社内PC管理の基礎知識と効率的に管理するためのポイントを解説します。


目次[非表示]

  1. 1.社内PC管理における課題と適正な管理の必要性
  2. 2.社内PC管理で行うこと
    1. 2.1.IT資産管理
    2. 2.2.インベントリ管理
    3. 2.3.ライセンス管理
  3. 3.社内PC管理を効率化するポイント
    1. 3.1.①PC管理ツールを導入する
    2. 3.2.②ITアウトソーシング(業務代行)を活用する
  4. 4.まとめ


社内PC管理における課題と適正な管理の必要性

社内PC管理を少ない担当者で行っていたり、目視や人の手による情報登録・チェックを行っていたりする場合には、以下のような課題が生まれやすくなります。


▼社内PC管理における課題

  • 担当者の業務負担が増加する
  • 不要なPC購入やライセンス契約によってコスト負担が増加する
  • ライセンス違反が発生するリスクがある
  • ユーザー個人でインストールが行われる可能性がある
  • セキュリティのリスクが高まる

少ない担当者で人の手によるPC管理を行う場合、業務負担が増加しやすくなります。使用していないPCやライセンス数を把握できていないと、新たなPCの購入、ライセンスの追加購入などによってコストが増加する可能性もあります。

また、ライセンス契約で定められた数以上のインストールをすると、ソフトウェアの不正利用やコピーとみなされることもあるため注意が必要です。

そのほか、ユーザー個人でインストールが行われたり、OSやセキュリティソフトが最新版になっていなかったりすると、セキュリティリスクが高まり、不正アクセス、情報漏洩などのトラブルにつながるおそれがあります。

これらの課題を解決するために、担当者による人的ミスを防ぎつつ、PC管理に関わる業務を効率化できる管理体制を整えた、適正な社内PC管理が必要です。



社内PC管理で行うこと

企業が実施する社内PC管理は、主に3つの領域に分けられます。


IT資産管理

IT資産管理とは、社内で使用するIT機器やソフトウェアなどの利用状況と廃棄までのライフサイクルを管理することです。

企業の固定資産として台帳に記載して、IT資産の種類・メーカー・設置場所・購入日・廃棄日などの情報を記入して管理を行います。

IT資産には、PC本体だけでなく以下のような端末・機器が含まれます。


▼IT資産に含まれる端末・機器

  • PCにインストールしているソフトウェア
  • スマートフォン
  • 複合機
  • 構内電話機(PBX接続電話機、IP電話機)
  • 周辺機器(ディスプレイ装置、LANケーブル、無線ルーター)
  • 消耗品(マウス、プライバシーフィルター、充電器)

また、『減価償却資産の耐用年数等に関する省令』では、各機器の法定耐用年数が以下のように定められています。


▼事務機器・通信機器の法定耐用年数

種類

法定耐用年数

PC

4年

スマートフォン

4年もしくは10年

複合機

5年

構内電話機(PBX接続電話機、IP電話機)

6年

その他事務機器

5年

国税庁『主な減価償却資産の耐用年数表』を基に作成


スマートフォンに関しては明確な法定耐用年数は定められていませんが、PCに類するものとすれば4年、携帯電話の一種とすれば10年が耐用年数と考えられます。

出典:e-gov法令検索『減価償却資産の耐用年数等に関する省令』/国税庁『主な減価償却資産の耐用年数表


インベントリ管理

インベントリ管理とは、IT資産台帳に記入した資産の状態を詳細に管理することです。IT資産の状態に変更があった場合には、リアルタイムで情報を更新して、常に最新の情報を把握できるようにする必要があります。

管理する主な情報は、以下のとおりです。


▼管理する情報

  • OSのバージョン
  • 各ソフトウェアのバージョン
  • IPアドレス
  • CPUの型番
  • ハードディスク情報
  • メモリ情報


ライセンス管理

ライセンス管理は、PCにインストールしているソフトウェアのライセンス情報が契約に沿って利用されているかを管理することです。

使用料の未払いやライセンス切れがないか、利用人数に応じた契約になっているかなどを把握するために実施します。

ライセンス管理の対象には、以下の項目が挙げられます。


▼管理する項目

  • ソフトウェアの種類・バージョン・ベンダー
  • ライセンス形態(買い切り・サブスクリプション)
  • ライセンス数
  • アカウント・ID


なお、社内システムのID管理については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

社内システムのID管理によくある課題と効率化するための方法

  社内システムのID管理によくある課題と解決して効率化するための方法 近年、企業におけるクラウドサービスの活用が広がっており、業務の効率化や情報共有の円滑化に貢献しています。 その一方で、社内で管理するユーザーのID・パスワードの数が増えたことで、アカウント情報の管理不備が発生して、不正アクセスによる情報漏洩が起きたケースも見られています。 セキュリティ上の脅威から企業の情報資産を守るためには、ログイン時にユーザー認証をするための“ID管理”を適切に行う必要があります。しかし、情報システム部門(以下、情シス)や管理部門の担当者のなかには、以下のような課題を持つ方もいるのではないでしょうか。 「使用しているシステムやクラウドサービスが多く、ID管理業務に負担がかかる」「入退社や人事異動が多く、タイムリーなID管理ができていない」 この記事では、ID管理における課題を踏まえつつ、効率化するための方法について解説します。 株式会社FGLテクノソリューションズ



社内PC管理を効率化するポイント

社内PC管理を効率化するには、PC管理ツールを導入したり、ITアウトソーシング(業務代行)を活用したりすることが有効です。


①PC管理ツールを導入する

PC本体をはじめ、社内にあるIT資産の情報を一元管理できるツールを活用することがポイントです。ツールを活用すると、担当者が情報入力やチェックをする業務負担を軽減できるほか、人的ミスの防止につながります。

PC管理ツールによって機能は異なりますが、代表的な機能として以下が挙げられます。


▼PC管理ツールの代表的な機能

  • 台帳の作成・更新
  • インベントリ情報の収集
  • ライセンスの管理
  • 不正ソフトウェアの検知 など

PC管理ツールを導入した際に重要となることは、最新の情報を維持することです。しかし、最新の状態を維持するためには人的コストが必要となります。

この人的コストを確保する手段として、以下で紹介するITアウトソーシングの活用が有効です。


②ITアウトソーシング(業務代行)を活用する

PC管理を外部の専門会社にアウトソーシングすることも一つの方法です。

これまでPC管理を行っていた担当者がほかのコア業務に注力できるようになるため、業務負担の軽減につながります。また、担当者による作業方法・手順のばらつきや人的ミスを防ぐことで、管理品質の向上・統一を図れます。

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まとめ

この記事では、社内PC管理について以下の内容を解説しました。


  • 社内PC管理で行うこと
  • 社内PC管理における課題
  • 社内PC管理を効率化するポイント


社内PC管理は、社内にあるPCや各種端末・機器などを管理して、業務で円滑に利用したり、セキュリティリスクを低減したりするために欠かせない業務です。

しかし、少ない担当者で管理していたり、人による情報登録・チェックを行っていたりする場合、業務負担が増加するほか、人的ミスも発生しやすくなります。

効率的に管理するには、PC管理ツールの導入や専門会社のITアウトソーシングを活用することが有効です。

社内PC管理を効率的に行える体制を整えたい方は、『FGLテクノソリューションズ』までご相談ください。ICT資産管理のサービスでは、PCをはじめ、携帯端末やサーバなどのさまざまなIT資産管理を代行いたします。


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