誰がどの端末やアカウントを利用しているのか把握できていない場合、退職者のアカウントが放置される、ライセンス数が不足・超過するなどのリスクが生じます。IT資産管理を通じて利用状況を可視化することで、セキュリティ事故やコンプライアンス違反を防ぎつつ、無駄なコストの削減や運用の効率化につなげることができます。

このように、IT資産管理は情報システム部門だけの課題ではなく、企業全体のリスク管理や経営基盤を支える重要な取り組みといえます。

IT資産管理の必要性

安全な環境で端末やソフトウェアなどを使用するために、IT資産管理が必要です。IT資産管理を行う目的には、以下が挙げられます。

①コンプライアンスの遵守

1つ目は、コンプライアンスの遵守です。

業務に使用するソフトウェアは、1つのライセンスに対してインストールできる端末数が制限されています。ライセンスの規約や契約内容の範囲を超えてインストールすると、ライセンスの利用違反となり損害賠償が請求される可能性があります。

ソフトウェアライセンスのコンプライアンスに則って運用するには、ソフトウェアの保有ライセンス数とインストール数が合致しているかを管理することが必要です。

②セキュリティ対策の強化

2つ目は、セキュリティ対策の強化です。

社内に脆弱性のあるOSやソフトウェアが存在すると、サイバー攻撃の対象となり、マルウェア、ランサムウェアなどのウイルス感染してしまうおそれがあります。このようなリスクを防ぐには、脆弱性の修正に関する更新プログラムが提供された際に、速やかにアップデートすることが必要です。

更新プログラムの提供情報を把握して、必要な更新プログラムを配信したり、従業員へのアップデート指示をしたりするために、IT資産管理を行い適用状況を把握することが求められます。

また、業務に使用する端末やソフトウェア、アプリケーションなどの利用について管理・制限して、情報漏洩を防ぐことも重要です。

なお、Windowsクライアントによる更新管理については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

Windows Updateの管理が大変！社内PCの更新管理を効率化する方法社内PCのWindows Update管理を効率化するための方法を徹底解説。IT資産管理ツールやアウトソーシングを活用し、業務負担を軽減し、セキュリティ対策を強化する具体的なアプローチを今すぐチェック。株式会社FGLテクノソリューションズ

③コストの最適化

3つ目は、コストの最適化です。

社内で利用しているIT資産の利用状況を把握していない場合、不要な端末を新たに購入したり、使用していないライセンスが残されたままになっていたりして、コストの浪費につながります。

IT資産を一元管理すると、稼働していない機器や余っているライセンスなどを把握して、不要なITコスト投資をなくすことが可能です。また、IT資産に関する予算を正確に把握できるようになり、ITコスト投資の最適化を図れます。

④業務効率化の向上

4つ目は、業務効率化の向上です。

IT資産が増加・多様化する中で、Excelや紙台帳による手作業管理では、正確な資産状況の把握や定期的な棚卸しを行うことは現実的ではありません。

管理ツールを活用して資産情報を一元化・可視化することで、端末やソフトウェアの利用状況を迅速に確認できるようになります。

これにより、棚卸し作業や問い合わせ対応の負担が軽減され、情報システム部門はより付加価値の高い業務に注力できる体制を整えられます。

IT資産管理の対象

IT資産管理では、主にハードウェア・ソフトウェア・ライセンスの3つの領域で管理を行います。

▼IT資産管理の領域と対象

領域	対象
ハードウェア	パソコンスマートフォンサーバ USBメモリプリンタースキャナー　など
ソフトウェア	アプリケーションソフトウェア OS
ライセンス	ソフトウェアを使用する権利

ハードウェアの領域では、物理的に存在するIT機器のことを指します。「どの従業員が何のIT機器を使用しているのか」といった利用状況を管理します。

ソフトウェアの領域では、主にIT端末にインストールして使用するアプリケーションソフトウェアと、WindowsやMicrosoftなどのハードウェアの管理・制御などを行うOSを管理します。IT端末へのインストール管理やバージョン管理、アップデート管理などを行います。

ライセンスの領域では、ライセンスの購入数とインストール数を照合して余剰がないかを確認したり、使用許諾条件どおりに利用されているかをチェックしたりします。

IT資産管理のプロセス

IT資産管理は、取得から廃棄までを一連の流れとして管理する継続的なプロセスです。

まず、機器やソフトウェアを取得した段階で資産台帳へ登録し、利用者や設置場所、ライセンス情報を明確にします。次に、運用フェーズでは利用状況を定期的に確認し、異動や構成変更があれば情報を更新します。

その後、定期棚卸しを実施して実態との差異を是正し、不要資産の回収やライセンスの最適化を行います。最終的には、更新・リプレースや廃棄までを管理対象とし、廃棄時のデータ消去やライセンス返却も含めて記録を残します。

こうした一連の流れをルール化し、継続的に回していくことで、IT資産管理は初めて実効性を持ちます。

IT資産管理を行ううえでの課題

近年、スマートフォン・タブレットなどのモバイル端末の普及や、働き方改革、新型コロナウイルス感染症などの影響によるテレワークの増加によって、管理するIT資産の数・範囲は広がっています。

また、クラウドサービスの普及、従業員の私物端末の利用などによって、ライセンスやセキュリティ管理も複雑化しています。このような背景から、IT資産管理において以下のような課題が生じやすくなっています。

▼IT資産管理における課題

IT資産の数や種類、使用状況を把握しておらず、コスト管理ができない
レンタルやリースの期限、ライセンス規約を把握できていない
手作業での台帳管理や設定作業に労力・時間がかかっている

IT資産管理の課題を解決するには、IT資産を一元管理できる仕組みを整えたり、手作業で行っている業務を見直したりして効率化を図ることが重要です。

IT資産管理ツールとは

IT資産管理ツールは、企業内に存在するIT資産の情報を自動的に収集・整理し、一元管理を可能にするシステムです。IT資産が増加・多様化する中で、Excelや手作業による管理では情報の更新漏れや入力ミスが発生しやすく、正確な状況把握が難しくなります。

ツールを活用することで、端末情報やインストール済みソフトウェア、ライセンス状況などを自動で取得し、常に最新の台帳を維持できます。これにより、棚卸し作業の効率化だけでなく、未承認ソフトの検知や不要ライセンスの把握など、管理精度の向上にもつながります。

IT資産管理ツールの導入は、単なる作業効率化にとどまらず、セキュリティ強化やコスト最適化を支える基盤として機能します。

IT資産管理ツール導入のメリット

IT資産管理ツールを導入することで、手作業による管理では難しかった可視化と自動化を実現できます。IT資産の数や種類が増えるほど、Excelや紙台帳による管理では情報の更新漏れや入力ミスが発生しやすく、正確な状況把握が困難になります。

ツールを活用すれば、端末情報やインストールソフト、ライセンス利用状況などを自動で収集・集約できるため、ライセンスの過不足を把握しやすくなります。これにより、無駄な購入コストの削減やライセンス違反リスクの低減につながります。

また、パッチ適用状況やソフトウェア更新状況を把握できるため、セキュリティ対策の強化にも有効です。さらに、各種レポートを自動出力できる機能を活用することで、監査対応や経営層への説明資料作成も効率化できます。

こうした効果により、IT資産管理の精度と運用レベルを一段引き上げることが可能になります。

IT資産管理ツールの選び方

ツール選定を誤ると、導入効果が得られません。ここからは、事前に確認すべきポイントを解説します。

導入目的

IT資産管理ツールを導入する際は、まず自社の目的を明確にすることが重要です。IT資産管理といっても、コンプライアンス強化、セキュリティ対策、コスト削減、業務効率化など、企業によって重視するポイントは異なります。

例えば、コンプライアンス強化を目的とする場合は、ソフトウェアのライセンス管理や利用状況の把握機能が重要になります。

一方で、コスト削減や業務工数の削減を重視するのであれば、端末情報の自動収集機能やレポート出力機能など、運用を効率化できる仕組みが求められます。

機能要件

IT資産管理ツールを選定する際、自社に必要な機能が備わっているかを丁寧に確認することが重要です。機能が不足していれば目的を達成できず、反対に過剰な機能を持つ製品を選んでしまうと、コスト増加や運用の複雑化につながる可能性があります。

代表的な機能としては、端末やソフトウェアの自動検出機能、ライセンス管理機能、パッチ管理やセキュリティ対策との連携機能、契約・更新期限の管理機能などが挙げられます。

また、これらを一体的に管理できるオールインワン型か、必要な機能を組み合わせる構成型かも判断材料になります。

規模と形態

自社の規模や運用体制に合った提供形態を選ぶことも重要です。ツールには、クラウド型（SaaS）とオンプレミス型があり、それぞれに特徴があります。

クラウド型は、自社でサーバーを保有する必要がなく、初期構築や保守の負担を抑えられるため、少人数で運用している企業や、迅速に導入したい場合に適しています。

一方、オンプレミス型は、自社環境内で管理できるため、独自要件への対応や高度なカスタマイズ、大規模環境での統合管理に向いているケースがあります。

操作性・UI

IT資産管理ツールの効果を左右する要素の一つが、操作性やUIの分かりやすさです。どれだけ機能が充実していても、操作が複雑であれば現場で十分に活用されず、結果として形だけの導入に終わってしまう可能性があります。

例えば、ダッシュボードが見やすく整理されており、必要な資産情報やアラートにすぐアクセスできる設計であれば、日常的な確認や報告業務もスムーズに行えます。

反対に、操作に時間がかかるツールでは、更新や確認が後回しになり、管理精度の低下を招きかねません。

連携性

IT資産管理を効果的に行うためには、他のシステムとの連携性も重要な要素となります。資産情報が部門ごとに分断されていると、全体像を正確に把握することが難しくなります。

例えば、ヘルプデスクシステムと連携すれば、端末情報と問い合わせ履歴を紐づけて管理できます。セキュリティツールやクラウドサービスと連携することで、アカウント情報やパッチ適用状況を一元的に把握することも可能です。

コストと投資対効果

IT資産管理ツールの導入を検討する際は、コストと投資対効果を総合的に捉える視点も重要です。初期費用の安さだけで判断すると、必要な機能が不足していたり、後から追加費用が発生したりするケースもあります。

自社に不要な機能まで含まれた製品を選んでしまうと、ライセンス費用や保守費用が膨らむ可能性があります。また、将来的な利用拡大や機能追加に伴う拡張費用も見据えて検討する必要があります。

サポート体制

IT資産管理ツールは導入して終わりではなく、継続的に運用していくことで効果を発揮します。そのため、提供ベンダーのサポート体制も重要な確認ポイントとなります。

問い合わせへの対応体制や対応時間、トラブル発生時の支援内容、導入時の設定サポートや操作研修の有無などを事前に確認しておくことが大切です。

運用開始後に疑問や課題が生じた際、迅速に相談できる体制が整っていれば、ツールの定着もスムーズに進みます。

まとめ

この記事では、IT資産管理について以下の内容を解説しました。

IT資産管理の概要
IT資産管理の必要性
IT資産管理の対象
IT資産管理のプロセス
IT資産管理を行ううえでの課題
IT資産管理ツールの概要
IT資産管理ツール導入のメリット
IT資産管理ツールの選び方

コンプライアンスの遵守やセキュリティ対策を行い、安全に業務を行える環境を整備するためにIT資産管理が欠かせません。

しかし、テレワークの浸透やクラウドサービスの普及などによってIT資産の数・範囲が広がるなか、管理の複雑さ・煩雑さは増しています。より効率的にIT資産管理を行うには、IT資産管理ツールの導入やITアウトソーシングの活用が有効です。

『FGLテクノソリューションズ』のICT資産管理のサービスでは、社内パソコンをはじめ、モバイル端末やサーバなどのさまざまなIT資産管理を代行しております。

サービスの詳細については、こちらから資料をダウンロードしていただけます。

霜島裕也

2022年にFTSへ入社。社内情シス業務アウトソーシングサービスのマーケティング兼プリセールスを担当している。最近は法務関連の事務局にも従事。IT関連資格としてPMP、ITコーディネータを保有し、現在も維持している。入社前の1991年～2015年は総合電機メーカーにて、総務、販売企画、営業、SE、プロジェクトマネジメントなど幅広い業務を経験。

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