タイミング	業務内容
入社時	機器や備品の用意とキッティングアカウントやライセンスの追加　など
退社時	機器や備品の回収とリフレッシュアカウントやライセンスの削除　など

入社の際には、端末のキッティング作業を行ってすぐに業務に使用できる状態にセットアップしておく必要があります。また、業務に必要なシステムやソフトウェアを使用するために、アカウントとライセンスを追加する作業が必要です。

退社の際には、従業員が使用していたパソコンやタブレットなどの端末を回収したうえで初期化します。アカウントとライセンスについても、速やかに削除することが欠かせません。

入退社時のIT管理業務が煩雑になる原因

入退社時のIT管理業務が煩雑になる原因としては、社員の入れ替わりの多さや手作業による管理、情シスの人数などが挙げられます。

従業員の入れ替わりが多い

入退社による従業員の入れ替わりが多いと、IT管理業務において対応が必要な機器やアカウントの数も増えてしまいます。

特に、新年度や年度末のように多くの従業員がまとめて入れ替わる時期においては、情シスの負担が大きくなりやすいといえます。

管理を手作業で行っている

端末やアカウント・ライセンスなどの管理を手作業で行っている場合、作業が煩雑になりやすいといえます。

手作業による管理方法としては、表計算ソフトで管理台帳を作成する方法が一般的です。しかし、管理に必要なデータをすべて手作業で入力すると時間や労力がかかりやすく、入力ミスのリスクも生じます。

情シス業務を少人数で行っている

従業員の入退社に伴うIT管理業務が煩雑になる原因として、情シスの人手不足が挙げられます。

日本においては少子高齢化の影響によってさまざまな分野で人手不足が進行していますが、特にIT人材については質・量ともに不足しているとされます。

そのため、企業によっては情シスの人材を十分に確保できないケースが見られます。この場合、IT管理業務についても少人数での対応が求められ、円滑に進めることが難しくなると考えられます。

なお、IT人材不足についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

IT人材不足への対策に取り組むには。原因を踏まえた7つの施策近年、多くの企業でIT人材の量が不足しているほか、求められる技術の水準が上がっていることから質の面でも人材が不足している状況となっています。この記事では、IT人材不足について、IT人材の概要や主な原因と生じる問題、具体的な対策を解説します。株式会社FGLテクノソリューションズ

入社に伴うIT管理業務の課題

入社に伴う端末のキッティング作業やアカウント・ライセンスの追加作業においては、情シスの業務負担となりやすいさまざまな課題があります。

端末のキッティング作業

端末のキッティング作業では、主にパソコン・タブレットなどの端末へのインターネット設定やセキュリティソフトの導入などが行われます。入社する従業員の人数が多くなる場合には、複数台の設定が必要になることもあるため、情シスの負担になりやすいといえます。

▼キッティング作業の課題

OSやアプリケーションのインストールに時間がかかり、設定台数が多いほど担当者の労力がかかる
担当者によって手順や品質にばらつきがあり、設定ミス・漏れが発生する可能性がある
複数台を同時に作業する場合には、作業人員と作業場所を確保する必要がある

特に最近では、採用活動が短期間で行われており入社までの準備期間が短くなっているため、限られた時間でキッティング作業を行うことが求められるケースもあります。

なお、キッティングの作業内容や手順については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

キッティングの作業内容と手順とは？実施時の注意点や効率化できるサービスも解説社内で使用するパソコンやスマートフォン、タブレットなどのIT機器のセットアップを行うキッティング。キッティングには専門的な知識・技術が求められるほか、端末の運搬や開梱作業といった肉体労働や長時間の単調作業などを必要とする、肉体的・精神的に負担の多い作業です。社内の端末数が多くなるほど作業が煩雑になりやすいため、「正しい手順で設定できているか不安」「設定ミスや漏れなどの品質が気になる」などとお悩みの方もいるのではないでしょうか。株式会社FGLテクノソリューションズ

アカウント・ライセンスの追加

アカウント・ライセンスの追加作業においては、アカウントにログインするためのID・パスワードを管理したり、IT資産管理台帳を作成してライセンス情報を記録したりする業務も併せて行う必要があり、労力がかかりやすいといえます。

▼アカウント・ライセンス追加の課題

配属部門・業務内容に応じてアカウントやライセンスを追加する必要があり、管理が煩雑になりやすい
アカウントやライセンスの登録情報を更新・編集するのに時間と労力がかかる

近年では、部門単位で個別のクラウドサービスを利用するケースも見られているため、アカウントやライセンスの追加作業による業務負担が増えやすくなっています。

なお、社内システムのID管理に関する課題については、こちらの記事をご確認ください。

社内システムのID管理によくある課題と解決して効率化するための方法近年、企業におけるクラウドサービスの活用が広がっており、業務の効率化や情報共有の円滑化に貢献しています。その一方で、社内で管理するユーザーのID・パスワードの数が増えたことで、アカウント情報の管理不備が発生して、不正アクセスによる情報漏洩が起きたケースも見られています。セキュリティ上の脅威から企業の情報資産を守るためには、ログイン時にユーザー認証をするための“ID管理”を適切に行う必要があります。しかし、情報システム部門（以下、情シス）や管理部門の担当者のなかには、以下のような課題を持つ方もいるのではないでしょうか。「使用しているシステムやクラウドサービスが多く、ID管理業務に負担がかかる」「入退社や人事異動が多く、タイムリーなID管理ができていない」この記事では、ID管理における課題を踏まえつつ、効率化するための方法について解説します。株式会社FGLテクノソリューションズ

退社に伴うIT管理業務と課題

端末のリフレッシュ作業やアカウント・ライセンスの削除を行う際は、人的ミスへの注意が求められます。管理が十分に行われていない場合、セキュリティリスクが生じる原因となります。

端末のリフレッシュ作業

端末のリフレッシュ作業においては、初期化する前に重要なデータや引き継ぎが必要なデータがないかを確認して、バックアップを取っておく必要があります。

また、データは削除しても復元されてしまう可能性があるため、リフレッシュを行った端末についてもIT資産管理台帳で十分に管理することが求められます。

▼端末のリフレッシュ作業における課題

保管が必要なデータを残したままリフレッシュ作業を行うと、データが失われてしまう可能性がある
機密レベルの高いデータが保存された端末は、適切に処理しなければデータを復元されて情報漏洩につながるおそれがある

アカウント・ライセンスの削除

従業員の退社に伴うセキュリティリスクを軽減するには、業務に使用していたソフトウェアやアプリケーションのアカウントとライセンスについて、速やかに削除する必要があります。また、アカウントやライセンスを削除したあとは、IT資産管理台帳の情報を更新することも必要です。

▼アカウント・ライセンスの削除の課題

削除の漏れが発生した場合、退職した従業員の不正アクセスにつながる可能性がある
従業員が使用していたアカウント・ライセンス情報を正確に把握できていない場合、メールやチャットツールを遡って確認する必要がある
退職後に直ぐに停止（または削除）しなければ、情報漏洩につながるおそれがある

オンプレミスサーバであれば社外からのアクセスは難しいですが、クラウドサービスの場合にはインターネット接続さえできればアクセスすることが可能です。クラウドサービスの接続制限を設定していない場合には情報漏洩につながる可能性があるため、速やかな対応が求められます。

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入退社に関するIT管理業務を効率化する方法

入退社に関するIT管理業務を効率化するには、チェックリストの作成や管理ツールの導入を行うことが有効です。また、自社の情シスだけでの対応が難しい場合には、外部に委託する方法もあります。

①チェックリストの作成と共有を行う

従業員の入退社に伴って生じるタスクや必要書類などを洗い出してチェックリストを作成することで、IT管理業務の効率化が期待できます。

チェックリストは入退社する従業員ごとに作成して情シス内で共有しておくと、対応に漏れが生じにくくなります。

②管理ツールを導入する

IT管理業務の効率化を図るには、IDやIT資産に関する管理ツールの導入が有効です。

▼管理ツールの種類

種類	概要
ID管理ツール	複数のシステム・アプリケーションにおけるID・パスワードをシステム上で一括管理できるツール
IT資産管理ツール	企業内で保有している端末やソフトウェア・ライセンスなどの状況を可視化して管理を効率化するツール

ID管理ツールやIT資産管理ツールを活用することで、IDやIT資産を一元管理できるようになります。これにより、情シスの業務負担を抑えやすくなるだけでなく、入力ミスや情報漏えいのリスクを軽減する効果も期待できます。

③ITアウトソーシング（業務代行）を活用する

従業員が入退社する際に発生するIT管理業務は幅広く、少ない担当者で対応している場合には負担が大きくなるほか、設定ミスや漏れが発生するリスクがあります。

IT管理業務の効率化を図るには、ITアウトソーシング（業務代行）を活用して外部に委託することが有効です。

入退社の際に必要な作業を委託することで、情シスや管理部門の業務負担を軽減できるほか、設定ミス・漏れによるセキュリティリスクを防止できます。

なお、ITアウトソーシングのサービス形態やメリット・デメリットについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

ITアウトソーシング（業務代行）とは？サービス形態の種類と活用のメリット人材不足が起きている、または従業員数が少ない企業では、社内システムの構築や運用などを担う情報システム部門（以下、情シス）の人員を十分に確保できないことがあります。そこで注目されているのが“ITアウトソーシング（業務代行）”です。企業の情シスや管理部門においては「ITアウトソーシングにはどのような形態があるのか」「活用することでどのようなメリットがあるのか」などと疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。この記事では、ITアウトソーシングにおけるサービス形態の種類と活用によるメリット・デメリット、委託先の企業を選ぶポイントについて解説します。株式会社FGLテクノソリューションズ

まとめ

この記事では、入退社に関するIT管理業務について以下の内容を解説しました。

入退社時に情シスが担当するIT管理業務
入退社時のIT管理業務が煩雑になる原因
入退社に伴うIT管理業務の課題
IT管理業務の効率化を図る方法
入退社に関するIT管理業務を効率化する方法

従業員の入退社にあたっては、端末のキッティングやアカウント・ライセンスの追加・削除などのIT管理業務が発生します。従業員の人数や使用するIT資産が多くなるほど、業務が煩雑化してミスが起こるリスクも生じます。

入退社に伴うIT管理業務を効率化するには、チェックリストの作成や管理ツールの導入などの方法が考えられます。

また、自社で対応する情シスの人数を十分に確保することが難しい場合には、外部に対応を委託できるITアウトソーシングを活用することも有効です。

『FGLテクノソリューションズ』では、キッティングやIT資産台帳管理、ID管理などの入退社に伴うIT管理業務の代行を承っております。貴社の課題に沿った運用方法によって、情シス・管理部門における業務をトータルサポートいたします。

詳しくは、こちらの資料をご確認ください。

山根佐利

1998年に入社し、インフラエンジニアとしてシステム導入から運用を担当しました。 2000年には社内情シス業務のアウトソーシングサービスを立ち上げ、現在はマーケティング兼プリセールスを担当し、サービス事業部と共に自社の社内情シス担当も兼務してノウハウを習得しています。

入退社に関するIT管理業務は煩雑になりやすい？その原因と効率化する方法

入退社時に情シスが担当するIT管理業務