入退社に関するIT管理業務は煩雑になりやすい？ その原因と効率化する方法

※2025年3月4日更新

従業員が入退社する際には、さまざまな手続きや管理業務が発生します。

なかでも業務に使用する端末やシステムなどのITに関する管理業務は、従業員一人ひとりの状況に応じた対応が必要になるため、情報システム部門（以下、情シス）や管理部門の負担となりやすい課題があります。

「入退社のときのIT管理業務に負担がかかっている」「効率化を図りたいけれど、どのような方法があるのか分からない」などとお悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、入社・退社それぞれのIT管理業務の内容と課題を踏まえつつ、効率化する方法について解説します。

入退社時に情シスが担当するIT管理業務

従業員の入退社時に情シスが担当するIT管理業務には、業務に使用する機器の管理やアカウント・ライセンスの管理などがあります。

▼入退社時に情シスが担当するIT管理業務

入社の際には、端末のキッティング作業を行ってすぐに業務に使用できる状態にセットアップしておく必要があります。また、業務に必要なシステムやソフトウェアを使用するために、アカウントとライセンスを追加する作業が必要です。

退社の際には、従業員が使用していたパソコンやタブレットなどの端末を回収したうえで初期化します。アカウントとライセンスについても、速やかに削除することが欠かせません。

入退社時のIT管理業務が煩雑になる原因

入退社時のIT管理業務が煩雑になる原因としては、社員の入れ替わりの多さや手作業による管理、情シスの人数などが挙げられます。

従業員の入れ替わりが多い

入退社による従業員の入れ替わりが多いと、IT管理業務において対応が必要な機器やアカウントの数も増えてしまいます。

特に、新年度や年度末のように多くの従業員がまとめて入れ替わる時期においては、情シスの負担が大きくなりやすいといえます。

管理を手作業で行っている

端末やアカウント・ライセンスなどの管理を手作業で行っている場合、作業が煩雑になりやすいといえます。

手作業による管理方法としては、表計算ソフトで管理台帳を作成する方法が一般的です。しかし、管理に必要なデータをすべて手作業で入力すると時間や労力がかかりやすく、入力ミスのリスクも生じます。

情シス業務を少人数で行っている

従業員の入退社に伴うIT管理業務が煩雑になる原因として、情シスの人手不足が挙げられます。

日本においては少子高齢化の影響によってさまざまな分野で人手不足が進行していますが、特にIT人材については質・量ともに不足しているとされます。

そのため、企業によっては情シスの人材を十分に確保できないケースが見られます。この場合、IT管理業務についても少人数での対応が求められ、円滑に進めることが難しくなると考えられます。

なお、IT人材不足についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

入社に伴うIT管理業務の課題

入社に伴う端末のキッティング作業やアカウント・ライセンスの追加作業においては、情シスの業務負担となりやすいさまざまな課題があります。

端末のキッティング作業

端末のキッティング作業では、主にパソコン・タブレットなどの端末へのインターネット設定やセキュリティソフトの導入などが行われます。入社する従業員の人数が多くなる場合には、複数台の設定が必要になることもあるため、情シスの負担になりやすいといえます。

▼キッティング作業の課題

• OSやアプリケーションのインストールに時間がかかり、設定台数が多いほど担当者の労力がかかる
• 担当者によって手順や品質にばらつきがあり、設定ミス・漏れが発生する可能性がある
• 複数台を同時に作業する場合には、作業人員と作業場所を確保する必要がある

特に最近では、採用活動が短期間で行われており入社までの準備期間が短くなっているため、限られた時間でキッティング作業を行うことが求められるケースもあります。

なお、キッティングの作業内容や手順については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

アカウント・ライセンスの追加

アカウント・ライセンスの追加作業においては、アカウントにログインするためのID・パスワードを管理したり、IT資産管理台帳を作成してライセンス情報を記録したりする業務も併せて行う必要があり、労力がかかりやすいといえます。

▼アカウント・ライセンス追加の課題

• 配属部門・業務内容に応じてアカウントやライセンスを追加する必要があり、管理が煩雑になりやすい
• アカウントやライセンスの登録情報を更新・編集するのに時間と労力がかかる

近年では、部門単位で個別のクラウドサービスを利用するケースも見られているため、アカウントやライセンスの追加作業による業務負担が増えやすくなっています。

なお、社内システムのID管理に関する課題については、こちらの記事をご確認ください。

退社に伴うIT管理業務と課題

端末のリフレッシュ作業やアカウント・ライセンスの削除を行う際は、人的ミスへの注意が求められます。管理が十分に行われていない場合、セキュリティリスクが生じる原因となります。

端末のリフレッシュ作業

端末のリフレッシュ作業においては、初期化する前に重要なデータや引き継ぎが必要なデータがないかを確認して、バックアップを取っておく必要があります。

また、データは削除しても復元されてしまう可能性があるため、リフレッシュを行った端末についてもIT資産管理台帳で十分に管理することが求められます。

▼端末のリフレッシュ作業における課題

• 保管が必要なデータを残したままリフレッシュ作業を行うと、データが失われてしまう可能性がある
• 機密レベルの高いデータが保存された端末は、適切に処理しなければデータを復元されて情報漏洩につながるおそれがある

アカウント・ライセンスの削除

従業員の退社に伴うセキュリティリスクを軽減するには、業務に使用していたソフトウェアやアプリケーションのアカウントとライセンスについて、速やかに削除する必要があります。また、アカウントやライセンスを削除したあとは、IT資産管理台帳の情報を更新することも必要です。

▼アカウント・ライセンスの削除の課題

• 削除の漏れが発生した場合、退職した従業員の不正アクセスにつながる可能性がある
• 従業員が使用していたアカウント・ライセンス情報を正確に把握できていない場合、メールやチャットツールを遡って確認する必要がある
• 退職後に直ぐに停止（または削除）しなければ、情報漏洩につながるおそれがある

オンプレミスサーバであれば社外からのアクセスは難しいですが、クラウドサービスの場合にはインターネット接続さえできればアクセスすることが可能です。クラウドサービスの接続制限を設定していない場合には情報漏洩につながる可能性があるため、速やかな対応が求められます。

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入退社に関するIT管理業務を効率化する方法

入退社に関するIT管理業務を効率化するには、チェックリストの作成や管理ツールの導入を行うことが有効です。また、自社の情シスだけでの対応が難しい場合には、外部に委託する方法もあります。

①チェックリストの作成と共有を行う

従業員の入退社に伴って生じるタスクや必要書類などを洗い出してチェックリストを作成することで、IT管理業務の効率化が期待できます。

チェックリストは入退社する従業員ごとに作成して情シス内で共有しておくと、対応に漏れが生じにくくなります。

②管理ツールを導入する

IT管理業務の効率化を図るには、IDやIT資産に関する管理ツールの導入が有効です。

▼管理ツールの種類

ID管理ツールやIT資産管理ツールを活用することで、IDやIT資産を一元管理できるようになります。これにより、情シスの業務負担を抑えやすくなるだけでなく、入力ミスや情報漏えいのリスクを軽減する効果も期待できます。

③ITアウトソーシング（業務代行）を活用する

従業員が入退社する際に発生するIT管理業務は幅広く、少ない担当者で対応している場合には負担が大きくなるほか、設定ミスや漏れが発生するリスクがあります。

IT管理業務の効率化を図るには、ITアウトソーシング（業務代行）を活用して外部に委託することが有効です。

入退社の際に必要な作業を委託することで、情シスや管理部門の業務負担を軽減できるほか、設定ミス・漏れによるセキュリティリスクを防止できます。

なお、ITアウトソーシングのサービス形態やメリット・デメリットについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

まとめ

この記事では、入退社に関するIT管理業務について以下の内容を解説しました。

• 入退社時に情シスが担当するIT管理業務
• 入退社時のIT管理業務が煩雑になる原因
• 入退社に伴うIT管理業務の課題
• IT管理業務の効率化を図る方法
• 入退社に関するIT管理業務を効率化する方法

従業員の入退社にあたっては、端末のキッティングやアカウント・ライセンスの追加・削除などのIT管理業務が発生します。従業員の人数や使用するIT資産が多くなるほど、業務が煩雑化してミスが起こるリスクも生じます。

入退社に伴うIT管理業務を効率化するには、チェックリストの作成や管理ツールの導入などの方法が考えられます。

また、自社で対応する情シスの人数を十分に確保することが難しい場合には、外部に対応を委託できるITアウトソーシングを活用することも有効です。

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