入退社に関するIT管理業務は煩雑になりやすい？ その原因と効率化する方法

従業員が入退社する際には、さまざまな手続きや管理業務が発生します。

なかでも業務に使用する端末やシステムなどのITに関する管理業務は、従業員一人ひとりの状況に応じた対応が必要になるため、情報システム部門（以下、情シス）や管理部門の負担となりやすい課題があります。

「入退社のときのIT管理業務に負担がかかっている」「効率化を図りたいけれど、どのような方法があるのか分からない」などとお悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、入社・退社それぞれのIT管理業務の内容と課題を踏まえつつ、効率化する方法について解説します。

入社に伴うIT管理業務の課題

従業員が新たに入社する際には、業務に必要な端末やシステムを利用するためのIT管理を行います。主な業務と課題は、以下のとおりです。

端末のキッティング作業

入社の際には、端末のキッティング作業を行い、すぐに業務に使用できる状態にセットアップしておく必要があります。

主にパソコン・タブレットなどの端末へのインターネット設定やセキュリティソフトの導入などを行います。入社する従業員の人数が多くなる場合には、複数台の設定が必要になることもあります。

▼キッティング作業の課題

• OSやアプリのインストールに時間がかかり、設定台数が多いほど担当者の労力がかかる
• 担当者によって手順や品質にばらつきがあり、設定ミス・漏れが発生する可能性がある
• 複数台を同時に作業する場合には、作業人員と作業場所を確保する必要がある

特に最近では、採用活動が短期間で行われており入社までの準備期間が短くなっているため、限られた時間でキッティング作業を行うことが求められるケースもあります。

なお、キッティングの作業内容や手順については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

アカウント・ライセンスの追加

業務に必要なシステムやソフトウェアを使用するために、アカウントとライセンスを追加する作業が必要です。

また、アカウントにログインするためのID・パスワードを管理したり、IT資産管理台帳を作成してライセンス情報を記録したりする業務も発生します。

▼アカウント・ライセンス追加の課題

• 配属部門・業務内容に応じてアカウントやライセンスを追加する必要があり、管理が煩雑になりやすい
• アカウントやライセンスの登録情報を更新・編集するのに時間と労力がかかる

近年では、部門単位で個別のクラウドサービスを利用するケースも見られているため、アカウントやライセンスの追加作業による業務負担が増えやすくなっています。

なお、社内システムのID管理に関する課題については、こちらの記事をご確認ください。

退社に伴うIT管理業務と課題

従業員が退社する際には、これまで使用していた端末やソフトウェアを整理して、保存されたデータやアカウントを削除する必要があります。退社に伴うIT管理業務と課題には、以下が挙げられます。

端末のリフレッシュ作業

退社の際には、従業員が使用していたパソコンやタブレットなどの端末を初期化します。初期化する前には、重要なデータや引き継ぎが必要なデータがないかを確認して、バックアップを取っておく必要があります。

▼端末のリフレッシュ作業における課題

• 保管が必要なデータを残したままリフレッシュ作業を行うと、データが失われてしまう可能性がある
• 機密レベルの高いデータが保存された端末は、適切に処理しなければデータを復元されて情報漏洩につながるおそれがある

アカウント・ライセンスの削除

業務に使用していたソフトウェアやアプリケーションのアカウントとライセンスは、速やかに削除する必要があります。また、アカウントやライセンスを削除したあとは、IT資産管理台帳の情報を更新することも必要です。

▼アカウント・ライセンスの削除の課題

• 削除の漏れが発生した場合、退職した従業員の不正アクセスにつながる可能性がある
• 従業員が使用していたアカウント・ライセンス情報を正確に把握できていない場合、メールやチャットツールを遡って確認する必要がある
• 退職後に直ぐに停止（または削除）しなければ、情報漏洩につながるおそれがある

オンプレミスサーバであれば社外からのアクセスは難しいですが、クラウドサービスの場合にはインターネット接続さえできればアクセスすることが可能です。クラウドサービスの接続制限を設定していない場合には情報漏洩につながる可能性があるため、速やかな対応が求められます。

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IT管理業務の効率化にはITアウトソーシング（業務代行）が有効

従業員が入退社する際に発生するIT管理業務は幅広く、少ない担当者で対応している場合には負担が大きくなるほか、設定ミスや漏れが発生するリスクがあります。

IT管理業務の効率化を図るには、ITアウトソーシング（業務代行）を活用して外部に委託することが有効です。

入退社の際に必要な作業を委託することで、情シスや管理部門の業務負担を軽減できるほか、設定ミス・漏れによるセキュリティリスクを防止できます。

ITアウトソーシングのサービス形態やメリット・デメリットについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

ITアウトソーシング（業務代行）とは？ サービス形態の種類と活用のメリット

まとめ

この記事では、入退社に関するIT管理業務について以下の内容を解説しました。

• 入退社に伴うIT管理業務の課題
• IT管理業務の効率化を図る方法

従業員の入退社にあたっては、端末のキッティングやアカウント・ライセンスの追加・削除などのIT管理業務が発生します。従業員の人数や使用するIT資産が多くなるほど、業務が煩雑化してミスが起こるリスクがあります。

入退社に伴うIT管理業務のさまざまな課題を解決するには、外部に対応を委託できるITアウトソーシングを活用することが有効です。

『FGLテクノソリューションズ』では、キッティングやIT資産台帳管理、ID管理などの入退社に伴うIT管理業務の代行を承っております。貴社の課題に沿った運用方法によって、情シス・管理部門における業務をトータルサポートいたします。

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