
バックオフィスをBPOするメリットとは。BPO事業者を選ぶポイント
BPOとは、自社の業務を外部の専門事業者に委託することです。近年では、企業の業務効率化や生産性向上のため、総務・人事・経理などのバックオフィスについて、BPOを活用するケースが見られます。
企業の総務部門や管理部門の担当者のなかには、「BPOではどのようなバックオフィスを委託できるのか」「BPO事業者を選ぶポイントが知りたい」などと気になる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、バックオフィスのBPOについて、委託可能な業務やメリット・デメリット、事業者選びのポイントを解説します。
なお、BPOとアウトソーシングの違いについてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
FGLテクノソリューションズの社内システム運用管理サービスについては、こちらの資料をご覧ください。
目次[非表示]
- 1.BPO可能なバックオフィス業務
- 2.バックオフィス業務をBPOするメリット
- 2.1.採用や教育のコストが削減できる
- 2.2.業務の効率化・高品質化が期待できる
- 3.バックオフィス業務をBPOするデメリット
- 3.1.自社にノウハウが残らない
- 3.2.情報漏えいのリスクがある
- 4.BPO事業者を選ぶポイント
- 4.1.対応できる業務の範囲
- 4.2.依頼する業務内容における実績
- 4.3.セキュリティ体制
- 5.まとめ
BPO可能なバックオフィス業務
バックオフィス業務のBPOにおいて対象となる主な業務領域には、人事・労務や経理、総務、情報システムなどが挙げられます。
▼BPO可能なバックオフィス業務
業務領域 |
具体例 |
人事・労務 |
|
経理 |
|
総務 |
|
情報システム |
|
このように、さまざまな業務においてBPOを活用できます。
バックオフィス業務をBPOするメリット
バックオフィス業務をBPOすると、採用や教育にかかるコストが削減できるほか、業務の効率化・高品質化にもつながります。
採用や教育のコストが削減できる
BPOを活用することで、人材採用や教育にかかるコストを削減できます。専門スキルを持った人材を自社で雇用する場合、採用活動や研修にかかる費用、福利厚生費など、さまざまなコストが発生します。
一方、BPOでは必要な時に必要なスキルを持った人材をすぐに活用できるため、これらのコストを抑えることができます。
業務の効率化・高品質化が期待できる
BPO事業者は多くの企業への支援実績があり、業務改善のノウハウを蓄積しています。そのため、業務プロセスの見直しや効率化、標準化を図ることができます。
また、専門スキルを持った人材が担当することで、業務品質の向上も期待できます。特に法改正への対応や専門知識が必要な業務では、BPO事業者のノウハウを活用することで、より正確で効率的な業務の遂行が可能となります。
バックオフィス業務をBPOするデメリット
バックオフィス業務をBPOする場合、自社にノウハウが残りにくいことや、情報漏えいのリスクがデメリットとなります。
自社にノウハウが残らない
バックオフィス業務を外部委託することで、業務に関するノウハウやスキルが社内に蓄積されにくくなるというデメリットがあります。特に、業務マニュアルや手順書などの成果物を委託先が自社の資産として扱う場合、それらの情報が社内に残らないケースも考えられます。
このような状況が続くと、将来的に内製化を検討する際に必要なノウハウが不足し、スムーズな移行が難しくなる可能性があります。また、BPO事業者が突然のサービス停止や撤退をした場合の対応も困難になります。
さらに、業務を完全に委託してしまうことで、社内の担当者が実務経験を積む機会が確保できず、業務に関する理解や専門性が育ちにくくなる問題も生じます。
自社にノウハウを残すには、定期的に業務の実施状況や改善点について委託先と情報共有を行っておくことが有効です。
情報漏えいのリスクがある
バックオフィス業務のBPOにおいて懸念されるデメリットの一つが、情報漏えいのリスクです。
バックオフィス業務では、企業の機密情報や従業員の個人情報などを日常的に取り扱います。委託先のセキュリティ体制が十分でない場合、情報漏えいの被害に遭う可能性が高まります。
情報漏えいが一度発生すると、企業の信用失墜につながるほか、損害賠償責任を負う可能性もあります。情報漏えいのリスクを抑えるためには、委託先のセキュリティ体制を精査して、情報管理に関する取り決めを明確にした契約を結ぶことが重要です。
BPO事業者を選ぶポイント
BPO事業者を選定する際は、対応できる業務の範囲や依頼する業務内容における実績を確認しておくことが重要です。また、セキュリティ対策についてのチェックも欠かせません。
対応できる業務の範囲
BPO事業者を選ぶ際は、対応可能な業務範囲を確認します。バックオフィス業務は多岐にわたるため、自社が委託したい業務全般を棚卸したうえで、一括して任せられる事業者を選ぶことが重要です。
また、業務量の繁閑に応じて柔軟に対応できる体制があるかも重要なポイントです。突発的な業務増加や、季節的な繁忙期にも安定したサービスを提供できる事業者を選ぶことで、安心して業務を委託できます。
依頼する業務内容における実績
BPO事業者の実績は、サービス品質を判断する上で重要な指標となります。特に自社と同業種・同規模の企業での導入実績があれば、業界特有の課題や要件への理解も期待できます。
実績を確認する際は、単純な取引社数だけでなく、対応した業務内容や期間、具体的な業務改善の成果にも注目することが重要です。
セキュリティ体制
バックオフィス業務では、個人情報や機密情報を扱うことが多いため、委託先のセキュリティ体制は特に重要な選定基準となります。以下の項目について確認を行っておくことが有効です。
▼セキュリティ体制の確認項目
- データセンターのセキュリティレベル
- アクセス権限の管理体制
- 従業員の教育・研修体制
- 情報漏洩対策の具体的な手順
- 災害時のバックアップ体制 など
また、ISMS認証やプライバシーマークなどの第三者認証を取得している事業者であれば、体系的な情報管理体制が整備されていることの証明となります。
まとめ
この記事では、バックオフィスのBPOについて以下の内容を解説しました。
- BPO可能なバックオフィス業務
- バックオフィス業務をBPOするメリット
- バックオフィス業務をBPOするデメリット
- BPO事業者を選ぶポイント
バックオフィス業務をBPOすることで、コストの削減や業務の効率化・高品質化が図れます。ただし、自社と委託先で連携が取れていないと自社にノウハウが残りにくくなるほか、委託による情報漏えいのリスクもあります。
BPO事業者を選定する際は、対応業務範囲の広さや実績の豊富さ、セキュリティ対策の充実度など、複数の観点から総合的に判断し、自社にとって最適なパートナーを見つけることが重要です。
また、任せたい業務内容によっては、一括で委託するBPOでなく、アウトソーシングによって部分委託する方法も有効です。
『FGLテクノソリューションズ』の社内システム運用管理サービスでは、情シス業務の外部委託によるITアウトソーシングが可能です。専任のITコンシェルジュによる課題解決の提案を行い、貴社の規模や状況に応じて必要なサービスのみをお任せいただけます。
詳しくは、こちらの資料をご確認ください。