キッティングを効率化する方法とは？ 課題とともに解説

業務に必要なIT機器のセットアップを行うキッティングには、専門知識・技術が必要になるほか、設定内容によっては多くの工数がかかります。

限られた情シス担当者で運用していたり、総務部門や営業部門が個別に行っていたりする場合には、「IT機器のまとまった入れ替え時に人材が足りない」「設定ミスが生じて業務に支障が出ている」などの問題につながりやすくなります。

企業の情シス部門や管理部門では、「キッティング作業をどのように効率化すればよいか」「ITアウトソーシングは有効なのか」と調べている担当者さまもいるのではないでしょうか。

この記事では、キッティングにおける課題と効率化する方法、ITアウトソーシングについて解説します。

キッティングにおける課題

キッティングは、業務を円滑に行うために欠かせない作業です。しかし、社内にはさまざまなIT機器が存在するため、限られた担当者または個別設定を行っている場合には、さまざまな課題が生まれやすくなります。

担当者の業務負担が大きい

キッティングの課題の一つに、担当者の業務負担が大きくなりやすいことが挙げられます。

キッティングでは、IT機器のセットアップやネットワークの接続設定、各種ソフトウェアのインストールなどの複数の手順が必要です。そのため、完了までに時間がかかります。

また、対応する端末数が多くなる場合には、担当者が本来の業務に時間を割けなくなり、スケジュールに遅れが生じる可能性があります。

一定の品質を保てない

担当者の経験・知識によってキッティングの品質にばらつきが生まれやすいことも課題といえます。情シス部門以外の部門で個別設定している場合は、正しい設定ができておらず、業務に支障をきたす可能性もあります。

また、スケジュールに余裕がなく、短期間でキッティングを行う場合には、設定ミスが発生するリスクがあります。ほかにも、設定ミスが見つかった場合にはリカバリ作業の工数も増加してしまい、負担につながりやすくなるでしょう。

徹底したセキュリティ対策が求められる

キッティングを行う際は、徹底したセキュリティ対策が求められます。

業務に使用するIT機器は、外部のネットワークと接続したり、企業の機密情報や顧客データなどを保存したりします。そのため、セキュリティ対策を徹底していない場合、ウイルス感染、情報漏洩などのリスクにつながります。

キッティング時には、使用アプリ・閲覧サイトの制限やロック機能の設定などの対策が必要です。しかし、セキュリティ対策に関するルールが統一されていなかったり、設定手順・方法が担当者によって異なったりする場合には、必要な対策ができていない可能性があります。

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キッティングを効率化する方法

キッティングでの設定ミスを防ぎつつ、担当者の業務負担を軽減するには、一連の作業を効率化することがポイントです。ここからは、キッティングの作業を効率化する方法を解説します。

余裕のあるスケジュールを立てる

キッティングを行う際は、余裕のあるスケジュールを立てることが重要です。

端末数が多くなるほど時間がかかりやすくなるほか、トラブルが発生すると作業を中断しなければならない可能性があります。

万が一、遅延が起きた場合でもほかの業務に支障が出ないようにするために、作業の所要日数に幅を持たせて、計画的なスケジュールを立てる必要があります。

マニュアルを作成する

キッティングの作業を効率化するために、マニュアルを作成することも有効です。

IT機器ごとの設定方法や作業手順、チェック項目などをまとめたマニュアルを作成することで、担当者による作業を標準化して、品質を統一できます。

また、ミスをしやすいポイントを記載したり、設定後の動作確認方法を設計したりすると、設定の抜け漏れやミスの見逃しを防げます。

分かりやすくシンプルな内容にまとめておくと、IT関連の情報が変化した場合に更新しやすくなるほか、情シス部門以外の担当者も内容を理解しやすくなります。

作業スペースを確保する

大量のキッティングを行う場合には、同時に複数人で作業できるスペースを確保することが重要です。

端末を並べて電源を確保できる広い作業スペースを確保すると、一度に多くの端末でキッティングを行えるため、作業効率の向上につながります。

ITアウトソーシング（業務代行）する

キッティング作業の負担が多く、社内の担当者だけで対応が難しい場合には、ITアウトソーシングを活用することも一つの方法です。

ITアウトソーシングでは、セキュリティ対策を含めたキッティング作業を一定の品質でスケジュールどおりに依頼できます。大量のキッティングが必要な場合にも、社内で人員や作業スペースを確保する必要がなくなります。

ただし、依頼できる範囲・サポート内容については事業者によって異なるため、端末数や依頼内容などに応じて選ぶことが重要です。

効率化をめざす！ キッティングをITアウトソーシングする3つのメリット

キッティングをITアウトソーシングすると、業務効率や品質の面においてさまざまなメリットが期待できます。

①担当者の負担を軽減できる

1つ目のメリットは、担当者の業務負担を軽減できることです。

ITアウトソーシングすることで、キッティング作業に費やしていた時間をコア業務に充てられるようになり、生産性の向上につながります。

なかには、IT機器の購入代行や設置作業、アフターフォローなどをまとめて依頼できるサービスもあります。

②一定の品質を保てる

2つ目のメリットは、一定の品質を保てることです。

キッティングをITアウトソーシングすると、知識・技術を有する専門事業者が作業するため、すべてのIT機器で一定の品質を確保できます。また、品質チェックの体制が整っているため、設定の抜け漏れやミスを防ぐことが可能です。

③スケジュールどおりに対応してもらえる

3つ目のメリットは、スケジュールどおりに対応してもらえることです。

自社でキッティングする場合には、トラブルやミスが発生すれば工程が増えてしまい、スケジュールどおりに終わらないことがあります。

ITアウトソーシングを利用することで、設定した納期にあわせてキッティングを完了してもらえるため、社内のスケジュールを管理しやすくなります。

また、効率的にキッティングを行える作業スペースが整っているため、大量の端末や短納期に対応してもらえるサービスもあります。

キッティング代行サービスの選定ポイントと注意点については、こちらの記事で詳しく解説しています。

まとめ

この記事では、キッティングについて以下の内容を解説しました。

• キッティングにおける課題
• キッティングを効率化する方法
• キッティングをITアウトソーシングするメリット

自社でキッティングを行う際、端末数が増えるほど業務負担が大きくなるほか、品質にばらつきが生じやすい、設定ミスが発生しやすいなどの課題があります。

このような課題を解決するには、余裕のあるスケジュールを立てるとともに、マニュアルを作成して作業を標準化すること、一度に複数人で作業できるスペースを確保することがポイントです。

また、自社のリソースだけで対応が難しい場合には、ITアウトソーシングを活用することもおすすめです。

『FGLテクノソリューションズ』では、社内システム運用管理サービスにおいてキッティングの代行を承っております。IT機器の受け入れから納品に至るまで、同一現場で作業を行っているため、短納期でのキッティングに対応しています。

また、当社ではIT機器のライフサイクルを管理運用するための『LCMサービス』も提供しております。各サービスについては、こちらからお問い合わせください。

なお、キッティングの作業手順についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

キッティングの作業内容と手順とは？ 実施時の注意点や効率化できるサービスも解説