Copilotでできることとは？Word・Excel・Teamsの活用例と全社導入のポイント

生成AIの業務活用が広がるなか、Microsoft 365 Copilot（※）を自社でも導入・活用したいと考える企業が増えています。

一方、全社導入を検討する情報システム部門（以下、情シス）の担当者のなかには、「Copilotで具体的に何ができるのか」「WordやExcel、Teamsでどのように活用できるのか」と疑問を持つ方もいるでしょう。

この記事では、CopilotでできることやMicrosoft 365アプリ別の活用例、全社導入によるメリットと注意点について解説します。さらに、情シスが導入にあたって整理しておきたい利用ルールや社内体制についても紹介します。

※Microsoft 365 Copilot、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsは、マイクロソフト グループの企業の商標です。

Copilotとは？できることと特徴

Copilotは、生成AIを活用して文書作成やデータ分析、情報整理など、さまざまな業務を支援するAIアシスタントです。Microsoft 365の各種アプリと連携して利用できるほか、利用環境や権限設定に応じて、組織内のデータを参照しながら業務を支援できます。

ここでは、Microsoft 365環境でCopilotを活用する際に押さえておきたい特徴を紹介します。

Microsoft 365アプリ上で業務を支援できる

Copilotは、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどのMicrosoft 365アプリと連携し、文書作成やデータ分析、資料作成、メール・会議内容の整理などを支援します。

普段利用しているMicrosoft 365アプリ上でAIによる支援を受けられるため、日常業務のさまざまな場面で活用できます。各アプリでできることについては、次章で詳しく紹介します。

組織の業務データを活用できる

Copilotでは、ユーザーがアクセス権限を持つメールやファイル、会議、チャットなどの組織データを基に、業務の文脈に沿った回答の生成を支援できます。

例えば、関連するファイルやメールを参照しながら情報を整理したり、過去のやり取りを踏まえて文書作成を支援したりすることが可能です。組織内の情報を活用することで、日常業務に即した使い方ができます。

利用できる機能はライセンスや利用環境によって異なる

Copilotで利用できる機能や参照できるデータの範囲は、Microsoft 365の契約内容やCopilotのライセンス、管理者による設定などによって異なります。

例えば、Copilot ChatとMicrosoft 365 Copilotでは、利用できる機能や参照できるデータの範囲が異なります。また、WordやExcel、PowerPoint、Outlook、Teamsなどで利用できる機能も、ライセンスや利用環境によって変わります。

そのため、企業で導入を検討する際は、「どの業務でCopilotを利用したいのか」を整理したうえで、必要な機能や利用環境を確認することが重要です。

Microsoft 365アプリ別に見るCopilotでできること

Copilotは、WordやExcel、PowerPoint、Outlook、Teamsなど、Microsoft 365の各種アプリで利用できます。ここでは、主要なアプリごとにCopilotでできることや、業務での活用例を紹介します。

Word・PowerPoint｜文書や資料の作成を支援する

Wordでは、企画書や報告書などの下書きを作成したり、長文のドキュメントを要約したりできます。また、既存の文章の書き換えや構成の整理にも活用できます。

PowerPointでは、指示した内容や既存のファイルを基に、プレゼンテーションのたたき台作成の支援も可能です。スライドの追加や内容の要約などにも活用でき、資料作成を効率化できます。

Excel｜データ整理や分析を支援する

Excelでは、表に含まれるデータについて自然言語で質問し、傾向や外れ値などを確認しやすくなります。また、データを基にグラフ作成を支援したり、目的に応じた数式の作成を補助したりすることも可能です。

例えば、「売上の推移をグラフで表示して」「このデータの傾向を教えて」といった指示を出すことで、データの整理や分析を支援します。既存の数式の説明にも対応しており、Excelを使ったデータ分析や集計作業の効率化に活用できます。

Outlook・Teams｜メールや会議の情報整理を支援する

Outlookでは、長いメールスレッドの要点をまとめたり、メールの下書きを作成したりできます。やり取りの内容を把握しやすくなり、日々のメール対応の効率化に役立ちます。

Teamsでは、会議中や会議後にCopilotへ質問し、話し合われた内容の要約や重要なポイント、決定事項、対応が必要なタスクなどを確認できます。会議の途中から参加した場合に、それまでの内容を把握するなど、会議内容の整理にも活用できます。

Copilotを全社導入するメリット

Copilotを全社的に活用することで、日常業務の効率化に加え、Microsoft 365を利用するさまざまな部門へAI活用を広げることができます。

資料作成や情報整理の時間を短縮しやすい

Copilotは、文書の作成や会議内容の整理、メール対応、データの集計・分析など、日常的に発生するさまざまな業務を支援します。

例えば、企画書や報告書を一から作成するのではなく、Copilotでたたき台を作成し、その内容を担当者が確認・修正するといった使い方ができます。情報整理や下書きにかかる作業を効率化することで、担当者がほかの業務に時間を充てやすくなります。

既存のMicrosoft 365環境を生かして活用を広げやすい

Copilotは、WordやExcel、PowerPoint、Outlook、Teamsなど、日常的に利用するMicrosoft 365アプリと連携して活用できます。そのため、Microsoft 365を利用している企業では、部門ごとの業務に合わせてAIの活用範囲を広げることができます。

例えば、営業部門では提案資料の作成や情報整理、人事部門では採用関連のメール作成、情シスでは社内向けのマニュアルやFAQの作成、問い合わせ内容の整理などに活用できます。それぞれの業務に適した用途を検討することで、情シス自身の業務効率化だけでなく、全社的なAI活用の推進にもつなげられます。

Copilotを全社導入する際の注意点

Copilotを業務で活用する際は、生成された内容をそのまま利用するのではなく、出力内容の確認や運用ルールの整備が必要です。

AIが生成した内容には、事実と異なる情報や不正確な内容が含まれる可能性があります。そのため、社外向けの資料や重要な意思決定に利用する場合は、用途に応じて人が内容を確認することが重要です。

また、機密情報や個人情報などの取り扱いについても、あらかじめ社内でルールを定めておく必要があります。全社導入する場合は、機能面だけでなく、安全に利用するための運用体制もあわせて検討することが重要です。

自社に合ったCopilot活用に向けて情シスが検討したいこと

Copilotを全社的に活用するためには、導入するだけでなく、対象となる業務や情報の取り扱い、利用者へのサポートなどをあらかじめ整理しておくことが重要です。ここでは、導入・運用にあたって情シスが検討しておきたい主なポイントを紹介します。

導入する業務・部門を検討する

Copilotを全社で一斉に導入するのではなく、まずは活用効果を確認しやすい業務や部門から試験的に導入する方法があります。

例えば、会議が多く議事録の作成に時間がかかっている部門や、資料作成の頻度が高い企画部門などを対象に試験運用を行います。実際の利用を通じて効果や課題を確認し、自社に適した活用方法を整理したうえで、対象となる部門や業務を段階的に広げていくことができます。

利用できる情報と入力を制限する情報を明確にする

Copilotを業務で利用する際は、どのような情報を扱ってよいのか、社内でルールを定めておくことが重要です。

Copilotでは、プロンプトや応答、Microsoft Graphを通じてアクセスしたデータが、基盤となる大規模言語モデル（LLM）のトレーニングに使用されることはありません。ただし、AIの学習に利用されないことと、機密情報や個人情報を無条件に扱ってよいことは別です。

個人情報や顧客の機密情報、未公開の社内情報などについて、自社のセキュリティポリシーに沿って取り扱いの基準を定め、従業員が判断できるようガイドラインを整備する必要があります。

利用者向けの教育と問い合わせ体制を整える

Copilotの活用を社内に広げるためには、従業員が基本的な使い方や利用ルールを理解できる環境を整えることも重要です。

基本機能に加えて、業務で活用できるプロンプトの例や、生成された内容を確認する際のポイント、利用時の注意事項などを共有します。また、操作方法や利用ルールについて疑問が生じた際に相談できる問い合わせ窓口を設けるなど、導入後のサポート体制もあわせて検討します。

まとめ

この記事では、Microsoft 365 Copilotでできることについて、以下の内容を解説しました。

• Copilotでできることとは

• Microsoft 365アプリ別に見るCopilotでできること

• Copilotを全社導入するメリット

• Copilotを全社導入する際の注意点

• 自社に合ったCopilot活用に向けて情シスが検討したいこと

Copilotは、日常的に利用しているMicrosoft 365環境を生かしながら、さまざまな業務でAIを活用できるサービスです。一方、全社で活用していくためには、機能を把握するだけでなく、自社に適した用途を見極め、利用ルールや運用体制を整える必要があります。

情シスが中心となって導入を進める場合は、まず一部の業務や部門でCopilotを試し、利用状況や課題を確認しながら段階的に活用範囲を広げていく方法が考えられます。

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Microsoft 365環境の整備や運用体制に課題があり、Copilotを含めたMicrosoft 365の活用を進めたい場合は、ぜひご相談ください。