Copilotでマニュアル作成を効率化するには？属人化解消と標準化の進め方

業務マニュアルは、担当者によって異なる手順をそろえたり、異動・退職時の引き継ぎをスムーズにしたりするために役立ちます。しかし、日々の業務をこなしながら手順を整理し、一から文章にまとめることに負担を感じている担当者もいるのではないでしょうか。

こうしたマニュアル作成を支援する手段の一つが、Microsoft 365 Copilot（※）です。Microsoft WordのCopilotは、業務メモや既存資料を整理して下書きを作成したり、文章を読みやすく整えたりする用途に活用できます。

ただし、Copilotに任せるだけで、担当者の経験に基づく判断や社内独自のルールまで文書化できるわけではありません。現場担当者による情報の補足と内容の確認に加え、社内で共通して利用するフォーマットや更新ルールも必要です。

この記事では、Copilotを活用したマニュアル作成の進め方と、属人化の解消やマニュアルの標準化につなげるためのポイントを解説します。

なお、Copilotでできることや導入のメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。

※Microsoft 365 Copilot、Wordは、マイクロソフト グループの企業の商標です。

Copilotでマニュアル作成はできるのか

Copilotは、手元にある情報を基に下書きを作成し、文書化する工程を支援するツールとして活用できます。

Microsoft WordのCopilotでは、プロンプトやアウトライン、メモ、参照ファイルなどから文章の下書きを生成できるほか、既存文章の書き換えや要約、再構成にも対応しています。

マニュアル作成では、こうした機能を「最初のたたき台を用意する」「文章を整える」といった工程に取り入れることで、下書きや推敲にかかる手間の削減につながります。

手順メモや既存資料から下書きを作成できる

マニュアルを一から文章にしようとすると、構成を考えながら手順や注意点を書き出す必要があります。Copilotを活用すれば、箇条書きの作業メモや既存の説明資料などを材料に、文章の下書きを作成できます。

例えば、担当者が日頃行っている作業を箇条書きにして、次のように指示する方法があります。

最初から完成した文章を用意する必要がないため、担当者は業務手順や注意点の洗い出しに集中しやすくなります。

文章の整理・要約・表現統一に活用できる

複数の担当者がマニュアルを作成すると、文章の長さや言葉遣い、説明の詳しさなどに差が生じることがあります。

Copilotは、既存の文章を短くまとめたり、分かりにくい説明を書き換えたりする用途にも利用できます。文体や表記のルールをプロンプトで指定すれば、「です・ます調に統一する」「専門用語には補足を加える」といった調整もしやすくなります。

FAQの下書き作成にも活用できます。マニュアルの内容から利用者が迷いそうなポイントを質問と回答の形式にまとめることで、問い合わせ対応に使用する情報を用意できます。作成したFAQは、実際の問い合わせ内容や業務ルールと照らし合わせて確認します。

完成版ではなく「下書き作成の補助」として使う

Copilotが生成した文章は、そのまま社内マニュアルとして公開するのではなく、担当者が内容を確認することが前提となります。

業務上の判断条件や社内独自のルール、システムの操作方法などは、生成された内容が実際の運用と一致しているとは限りません。Microsoftも、Copilotが生成した文章について、事実や数値、名称などを確認したうえで利用するよう案内しています。

そのため、Copilotには下書き作成や文章の調整を任せ、内容の正確性や実務との整合性は担当者が確認する、という役割分担が基本です。

属人化した業務をマニュアル化する手順

担当者の経験や知識に依存している業務では、文書化に必要な情報がそろっていないケースがあります。

このような場合は、Copilotに下書き作成を依頼する前に、業務手順や判断基準を洗い出します。集めた情報を基に下書きを作成し、現場担当者が実務に合う内容へ修正します。

まず業務手順と作業者の判断ポイントを洗い出す

最初に、現在どのような手順で業務を行っているのかを整理します。

作業の順番に加え、「誰が担当するのか」「いつ作業するのか」「何を確認するのか」「どのような条件で次の対応を判断するのか」まで確認することがポイントです。

特に属人化している業務では、ベテラン担当者が経験に基づいて判断しており、本人も判断基準を明確に言語化していない場合があります。

例えば、「エラーが出たら担当部署へ連絡する」という説明だけでは、どのエラーが対象なのか、どのような情報を伝えるのかが分かりません。実際の作業を確認したり担当者へヒアリングしたりして、連絡が必要な条件や伝えるべき情報まで具体化します。

Copilotで構成案と手順のたたき台を作る

必要な情報を集めたら、Copilotを使ってマニュアルの構成案と下書きを作成します。

「新しく配属された担当者が、基本的な作業を一人で進められるようにする」など、対象者や目的をプロンプトに含めると、必要な説明の粒度を指定しやすくなります。

マニュアルの共通構成として、目的、対象者、事前準備、作業手順、注意点、トラブル時の対応、FAQなどを指定する方法もあります。

同じ構成を指定して下書きを作成すれば、担当部署や作成者が異なる場合でも、マニュアルの形式をそろえやすくなります。

現場担当者が確認し、実務に合う形へ修正する

下書きができたら、実際に業務を行っている担当者が内容を確認します。手順の正確性に加え、利用者が迷わず作業を進められるかという観点も必要です。

• 書かれている手順が実際の業務と一致しているか

• 初めて作業する人にも理解できる説明になっているか

• 判断条件が具体的に記載されているか

• 例外時の対応や連絡先が抜けていないか

可能であれば、マニュアルを作成した本人以外の担当者にも、マニュアルを使って作業を試してもらいます。説明不足の箇所や、作成者が書き落としていた作業を見つけるきっかけになります。

マニュアルを標準化するために決めたいルール

Copilotを使ってマニュアル作成を効率化しても、部署や担当者ごとに形式や運用方法が異なると、必要な情報を探しにくくなったり、更新状況が分からなくなったりします。

継続的に使えるマニュアルにするためには、共通のフォーマットや情報の取り扱い、承認・更新のルールを決めておく必要があります。

マニュアルの標準フォーマットを決める

まずは、各マニュアルに共通して記載する項目を決めます。

例えば、「目的」「対象者」「事前準備」「作業手順」「注意点」「よくある質問」「更新日」「担当部署」といった項目と記載順を統一すれば、利用者が必要な情報を探しやすくなります。

Copilotを利用する場合は、フォーマットと併せてプロンプトのひな型を用意する方法もあります。対象者や目的、文章のトーン、記載項目、分量などをあらかじめ指定しておくことで、作成者による出力の違いを抑えやすくなります。

入力してよい情報・入力してはいけない情報を整理する

マニュアルの作成では、業務手順だけでなく、社内情報や顧客情報を扱う場合があります。

そのため、Copilotを利用する前に、自社の利用環境やセキュリティポリシーを確認し、入力・参照させてよい情報の範囲を決めておきます。

個人情報や顧客情報、契約情報、認証情報など、社内ルールで取り扱いが制限されている情報については、生成AIでの利用可否も明確にします。また、Microsoft 365上の情報を参照する場合は、ファイルや保存先のアクセス権限が適切に設定されているかも確認したいポイントです。

「利用者の判断に任せる」のではなく、具体的なルールとして示すことで、部門・担当者ごとの運用差を減らせます。

承認・保管・更新の流れを決める

マニュアルは、作成して終わりではありません。業務フローや利用するシステムが変われば、内容も見直す必要があります。継続的に更新するために、次の役割と手順を決めておきます。

• 内容を確認・承認する担当者

• 最新版の保管場所

• 更新を担当する部署や担当者

• 更新後の確認・承認手順

更新日や担当部署を記載し、最新版を参照できる保管場所を共有しておけば、利用者が更新状況を確認しやすくなります。旧版の扱いも決めておくと、最新版との取り違えを防ぐことにつながります。

Copilotマニュアル作成でつまずきやすいポイント

Copilotを導入しても、担当者の知識や経験が自動的にマニュアルへ反映されるわけではありません。

実際の運用では、元となる情報の不足や出力品質のばらつき、更新作業の停滞などが課題になることがあります。あらかじめ起こりやすい問題を把握し、対策を決めておくことが必要です。

暗黙知がうまく言語化されない

長年同じ業務を担当している人ほど、経験による判断を無意識に行っている場合があります。

こうした暗黙知は、簡単な作業メモだけではCopilotへ十分に伝えられません。その結果、基本的な操作手順は文書化できても、「この場合だけ別の対応をする」といった例外処理が抜けることがあります。

担当者へのヒアリングや実際の作業確認を行い、判断基準や例外対応も下書きの材料に加えます。

出力内容の粒度や品質がばらつく

担当者ごとに異なる指示を出していると、マニュアルの詳しさや文章表現にも差が生じます。

例えば、同じ対象者向けのマニュアルでも、一方は画面操作まで説明し、もう一方は概要だけを記載していると、必要な情報がそろわなくなります。

対象者、目的、構成、文章のトーン、説明の粒度などを指定したプロンプトのひな型を共有し、標準フォーマットと組み合わせて運用することが対策になります。

作成後の更新が止まってしまう

マニュアル整備では、初回作成に力を入れる一方、その後の更新が十分に行われないケースもあります。

業務手順や使用するシステムが変わった際にマニュアルを更新しなければ、実際の業務との間にずれが生じます。利用者がその都度担当者に確認する必要が生じ、マニュアルが参照されにくくなることもあります。

業務変更時やシステム更新時の確認項目に、マニュアルの見直しを含めます。更新担当者と確認者を決め、変更内容を反映してから最新版を共有する流れを定めておくことが、継続利用につながります。

まとめ

この記事では、Copilotでのマニュアル作成について、以下の内容を解説しました。

• Copilotでマニュアル作成はできるのか

• 属人化した業務をマニュアル化する手順

• マニュアルを標準化するために決めたいルール

• Copilotマニュアル作成でつまずきやすいポイント

Copilotは、手順メモや既存資料を基にした下書き作成、文章の整理・要約、表現の統一、FAQの作成など、マニュアル作成の各工程に活用できます。

一方、業務担当者が持つ暗黙知の洗い出しや、生成された内容が実際の業務と一致しているかの確認は、人が行う必要があります。Copilotを文書化の補助として使い、現場担当者が内容を確認・修正する進め方が基本です。

また、社内で継続的に活用するには、標準フォーマットや生成AIに入力する情報のルール、承認・保管の流れ、更新担当者なども決めておく必要があります。業務部門と情シスが連携し、作成から更新まで継続できる仕組みを整えていくことが、業務の標準化や属人化の解消につながります。

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