Copilotをビジネスで活用するには？業務別の使い方と全社展開のポイント

生成AIを業務に取り入れる企業が増えるなか、Microsoftが提供するMicrosoft 365 Copilot（※）をビジネスで活用する方法に関心が集まっています。

Microsoft 365 Copilotは、WordやExcel、PowerPoint、Outlook、Teamsなど、日常業務で利用するMicrosoft 365のアプリと連携して作業を支援するAIツールです。文書や資料の作成、メールの要約、会議内容の整理、データ分析など、さまざまな業務で活用できます。

一方、Copilotを導入するだけで業務が自動的に効率化されるわけではありません。利用する業務を決めるとともに、出力内容の確認方法や情報の取り扱いルール、従業員へのレクチャーなども検討する必要があります。

この記事では、Microsoft 365 Copilotをビジネスで活用する方法を業務別に紹介し、全社へ展開する際に情報システム部門（以下、情シス）が押さえておきたいポイントを解説します。

※Microsoft 365 Copilot、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsは、マイクロソフト グループの企業の商標です。

Copilotのビジネス活用でできること

Copilotは、質問に回答するチャットだけでなく、Microsoft 365の各アプリを利用した日常業務の支援にも活用できます。ここでは、ビジネスでどのような作業を任せられるのかを解説します。

Microsoft 365アプリと連携して業務を支援できる

Microsoft 365 Copilotでは、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどでAIによる支援を受けられます。主な用途は次のとおりです。

• Word：文書の下書き作成、編集、要約

• Excel：データ分析、数式やグラフの作成

• PowerPoint：プレゼンテーション資料の下書き作成

• Outlook：メールの要約、返信文の下書き作成、予定に関する情報の確認

• Teams：会議の要点やアクションアイテムの確認

普段利用しているMicrosoft 365アプリ上で活用できるため、新しいツールだけで業務を完結させるのではなく、既存の業務フローに生成AIを取り入れやすい点が特徴です。

なお、利用できる機能は、Microsoft 365の契約プランやCopilotライセンス、アプリのバージョン、組織側の設定などによって異なります。

文章作成・要約・情報整理に活用できる

Copilotの主な用途の一つが、文章の作成や要約、情報の整理です。報告書や企画書の下書きを作成するほか、長い文章を要約したり、箇条書きのメモを読みやすい文章に整えたりする際に活用できます。

メール対応では、長いスレッドを要約して要点を把握したり、伝えたい内容から返信文の案を作成したりできます。

このほか、会議内容から決定事項や次に行うタスクを整理するなど、情報を読むところから、要点を抜き出して文章にまとめるところまで、日常的な作業を支援します。

万能ではなく、確認しながら使う必要がある

Copilotが生成した文章や回答は、事実と異なる情報が含まれる場合があります。Microsoftも、生成内容を確認・修正したうえで利用するよう案内しています。

利用者は、出力内容について次のような点を確認する必要があります。

• 事実と異なる情報が含まれていないか

• 数字や固有名詞が正しいか

• 自社のルールや実際の業務内容と合っているか

• 必要な情報が抜けていないか

業務では「Copilotが下書きを作成し、人が確認して仕上げる」「Copilotが情報の要点を示し、最終判断は担当者が行う」といった使い分けが基本となります。

業務別に見るCopilotの具体的な活用例

Copilotの活用方法は、担当する業務によって異なります。ここでは、多くの部署で発生する「資料・文書作成」「会議・メール対応」「データ整理」の3つに分けて、具体的な使い方を見ていきます。

資料作成・文書作成の効率化

Wordでは、テーマや盛り込みたい内容を指示して、報告書や企画書、社内文書などの下書きを作成できます。既存の文章の書き換えや、長い文書の要約にも利用できます。

PowerPointでは、指示した内容や参照ファイルを利用して、プレゼンテーションの構成やスライドの下書きを作成できます。構成案や初稿をCopilotで用意し、担当者が自社の情報や具体例を加えて仕上げる流れにすると、ゼロから資料を作成する負担を減らせます。

会議・メール対応の効率化

会議やメールでは、内容を確認して要点を整理する作業が日常的に発生します。TeamsのCopilotでは、会議の内容について質問したり、主な論点やアクションアイテムを確認したりできます。

会議終了後も発言内容をもとに振り返るには、文字起こしが有効になっている必要があります。利用可否は、会議オプションや組織側の設定にも左右されます。

Outlookでは、メールスレッドの要約や返信文の下書き作成に加え、受信トレイや予定表に関する情報の確認にも利用できます。

会議の要点確認やメールの下書き作成をCopilotが支援することで、担当者は、対応方針の判断や相手とのコミュニケーションに時間を充てやすくなります。

データ整理・業務改善の補助

Excelでは、データについて質問したり、傾向を確認したり、数式やグラフの作成を補助してもらったりできます。

例えば、月別の売上データから増減が目立つ項目を確認したり、集計結果をもとに追加で調べたい点を挙げてもらったりする使い方があります。こうした結果は、業務改善に向けて、どの項目を詳しく調べるかを検討する材料になります。

ただし、Copilotが提示した分析結果だけで業務上の判断を行うのではなく、元データや集計対象、計算結果も確認する必要があります。担当者が結果を検証したうえで、分析や改善策の検討に活用します。

なお、Copilotでのマクロ作成については、以下の記事で詳しく解説しています。

全社員がCopilotを活用するメリット

Copilotの活用は、一部の担当者だけの業務効率化にとどまりません。全社員が自分の業務に合った使い方を身につければ、日常的な作業の負担軽減や、組織内にある情報の活用にもつなげられます。

定型業務にかかる時間を削減しやすい

報告書の下書き、メール作成、会議後の情報整理などは、一つひとつの作業時間が短くても、繰り返し発生します。こうした作業にCopilotを活用すれば、担当者が一から文章を書いたり、長い文書を読み返したりする範囲を減らせます。

ただし、すべての業務でCopilotを使う必要はありません。時間を要する作業や繰り返し発生する作業から試し、確認・修正を含めた所要時間を比較すると、自社の業務で効果があるかを判断しやすくなります。

業務のたたき台を早く作れる

企画書や報告書などの作成で時間がかかりやすいのが、最初の案をまとめる工程です。

Copilotに目的や対象者、盛り込みたい内容を伝えて初稿や構成案を出してもらえば、担当者はその案を基に内容を検討できます。自社の事情や具体的な数値、担当者の知識を加えて仕上げる流れにすることで、最初の案づくりにかかる負担を減らせます。

部門ごとのナレッジ活用を進めやすい

部門が持つ資料やマニュアルを参照して下書きや要約を作成する使い方は、社内に蓄積されたナレッジの活用にもつながります。ただし、参照できる情報は、利用者のアクセス権限や利用環境によって異なります。

部門ごとの活用例として、次のような用途が考えられます。

• 営業部門：既存の提案資料を参照した構成案や、顧客向けメールの下書き作成

• 人事部門：社内規程や研修資料をもとにした通知文、説明資料の下書き作成

• 管理部門：業務文書の要約やデータ集計の補助

• 情シス：マニュアルや過去の対応記録をもとにした社内向けFAQの下書き作成

部門ごとに頻繁に発生する業務と参照する資料を確認し、役立ったプロンプトや確認の手順を共有することが、活用範囲を広げるポイントです。

なお、Copilotでマニュアル作成を効率化する方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

Copilotを社内に定着させるために情シスが決めたいこと

Copilotを導入しても、「何に使えばよいか分からない」「一部の社員しか利用していない」といった状態では、十分な活用につながりません。

情シスは各部門と協力し、利用環境の準備に加えて、対象業務や利用ルール、教育、問い合わせ対応まで決めておく必要があります。

利用対象の業務と部門を決める

Copilotの導入時は、対象の業務や部門を絞って試す方法があります。

会議内容の要点整理やメール作成、資料の下書きなど、日常的に発生し、作業時間や成果物の変化を確認しやすい業務が候補になります。

試行中は、利用頻度や作業時間、確認・修正にかかった手間、社員からの意見を確認します。その結果をもとに使い方を改善し、別の業務や部門へ対象を広げることで、自社に合った使い方を整理できます。

入力してよい情報・入力してはいけない情報を分ける

業務で生成AIを利用する場合は、入力する情報についてのルールも必要です。個人情報や顧客情報、契約情報、認証情報、未公開の社内情報などについて、自社が利用しているCopilotの環境やセキュリティポリシーを確認し、利用できる範囲を決めておきます。

「機密情報は入力しない」と示すだけでは、利用者が判断に迷う場合があります。入力を認める情報、所定の担当者への確認が必要な情報、入力を禁止する情報など、自社の運用に合わせて具体化しておくことがポイントです。

プロンプト例やレクチャーを用意する

Copilotの出力内容は、入力する指示によって変わります。業務別のプロンプト例を用意し、「目的」「対象者」「出力形式」「含めたい情報」など、指示に含める項目を共有すると利用しやすくなります。

併せて、生成内容の確認ポイントや入力してはいけない情報、期待した回答が得られなかった場合の指示方法などもレクチャーします。

導入時の説明だけで終わらせず、FAQや問い合わせ窓口を整えながら、利用者が困ったときに確認できる環境を用意することで継続的な活用につながります。

まとめ

この記事では、Microsoft 365 Copilotのビジネス活用について、以下の内容を解説しました。

• Copilotのビジネス活用でできること

• 業務別に見るCopilotの具体的な活用例

• Copilotを全社で活用するメリット

• Copilotを社内に定着させるために情シスが決めたいこと

Microsoft 365 Copilotは、文書や資料の作成、会議内容の整理、メール対応、データ分析など、日常のさまざまな業務を支援します。ビジネスで活用する際は、Copilotに業務を任せきるのではなく、下書きや情報整理を補助してもらい、担当者が内容を確認して仕上げる使い方が基本です。

また、全社へ活用を広げるには、対象業務を決めて効果を確かめるとともに、情報の取り扱いルールやプロンプト例、利用者へのレクチャー、問い合わせ対応を整えることが重要です。情シスと各部門が協力し、実際の利用状況に合わせて使い方を改善していきます。

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