ChatGPTに資料の目的、対象者、発表時間、伝えたい内容などを入力すると、それらの条件に合わせてスライドの流れや見出し案を整理できます。例えば、顧客への提案資料であれば、「現状の課題→原因→解決策→導入効果→今後の進め方」といった構成を提示してもらい、その案を確認しながら自社に合った流れへ調整できます。

最初からスライドを作り始めるのではなく、まず全体構成を固めることで、あとから大幅に修正する手間も抑えやすくなります。

各スライドの本文や話す内容の整理

構成が決まったあとは、各スライドに掲載する文章の整理にもChatGPTを利用できます。

手元にある長い説明文を短い箇条書きへまとめたり、「このスライドで伝えたいこと」を見出しと本文に分けたりする使い方が可能です。また、スライドに掲載する情報だけでなく、発表者が口頭で補足する内容や想定される質問、その回答案を整理する方法もあります。

スライドに掲載する内容と発表時の説明を分けて考えることで、スライドへ情報を詰め込みすぎることも防ぎやすくなります。

たたき台の作成

ChatGPTを使えば資料作成のさまざまな工程を補助できますが、生成された内容がそのまま完成版になるとは限りません。

内容に誤りがないか、資料の目的に合っているか、社内外で使用して問題のない表現になっているかなどは、担当者による確認が必要です。また、実際のパワポでは文字量や図表、余白、フォント、ブランドルールなども調整します。

ChatGPTには「考える・整理する」工程を補助してもらい、最終的な判断や仕上げは人が行うという役割分担が基本となります。

ChatGPTでパワポ作成を進める基本手順

ChatGPTから目的に合った回答を得るには、「パワポを作成して」と依頼するだけでなく、必要な情報を具体的に伝えることがポイントです。

ここでは、パワポ作成へ取り入れる基本的な流れを紹介します。

STEP1｜目的・対象者・ゴールを先に決める

まず整理したいのが、「誰に、何を伝え、資料を見たあとにどのような状態になってほしいか」です。

同じテーマでも、経営層向けの報告資料と新入社員向けの説明資料では、盛り込む内容や説明の詳しさが異なります。

例えば、「新しいシステムについて説明する」という条件だけでなく、「経営会議で導入判断をしてもらう」「利用者に基本操作を理解してもらう」など、資料のゴールまで決めておくと構成を考えやすくなります。

ChatGPTへ指示する前に、次のような情報を整理しておくとよいでしょう。

資料の目的
想定する読み手・参加者
資料を見たあとに期待する行動
発表時間
おおよそのスライド枚数
特に伝えたい内容

STEP2｜必要な情報や方向性をプロンプトに入れる

資料の条件が決まったら、ChatGPTへ具体的な情報を伝えます。

会議の背景や現状の課題、提案内容、利用できるデータ、文章のトーン、希望するスライド枚数などをまとめて入力すると、目的に沿った回答を得やすくなります。一度の指示ですべて完成させようとする必要はありません。

最初に構成案を出してもらい、その内容を確認してから「3枚目を詳しくしてください」「経営層向けに簡潔にしてください」などと追加で指示する方法もあります。

出力を確認しながら条件を加えていくことで、資料の方向性を調整できます。

STEP3｜出力をもとに人が編集・確認する

ChatGPTから構成案や本文が出力されたら、そのままパワポへ貼り付けるのではなく、内容を確認します。

特に確認したいのは、次のような項目です。

数値や日付、固有名詞に誤りがないか
元資料にない情報が追加されていないか
資料の目的と内容がずれていないか
社外秘など掲載できない情報が含まれていないか
1枚当たりの情報量が多すぎないか
読み手にとって理解しやすい順番になっているか

ChatGPTで初稿を用意してから人が編集することで、ゼロから資料を作成する負担を減らせます。

パワポ作成で活用しやすいプロンプト例

ChatGPTを資料作成へ活用する際は、目的に応じて指示を分けると使いやすくなります。ここでは、構成作成、本文整理、レビューの3つの場面で使えるプロンプト例を紹介します。

構成案を作るプロンプト

構成案を依頼する場合は、資料の目的や対象者だけでなく、枚数や伝えたい流れまで指定します。

▼プロンプト例

新サービスの導入を経営層へ提案するPowerPoint資料の構成案を作成してください。

目的は、経営会議でサービスの導入可否を検討してもらうことです。
現在は○○という課題があり、その解決策として△△サービスの導入を提案します。

発表時間は15分、全10枚程度を想定しています。
「現状の課題→原因→解決策→導入効果→費用→今後の進め方」の順で整理し、各スライドのタイトルと盛り込む内容を示してください。

構成だけを先に確認すれば、必要な情報が不足していないか、順番に違和感がないかを本文作成前に見直せます。

スライド本文を整えるプロンプト

スライドへ掲載する文章は、文章量や形式まで指定すると整理しやすくなります。

▼プロンプト例

以下の説明文をPowerPointのスライド1枚に掲載できる内容へ整理してください。

1スライド1メッセージ
見出しを1つ付ける
本文は3～4つの箇条書き
1つの箇条書きは40文字程度
専門用語を減らし、初めて読む人にも分かる表現にする

長い文章をそのまま載せるのではなく、スライドで伝える内容と口頭で説明する内容を分けるよう指示する方法もあります。

レビュー・改善に使うプロンプト

ChatGPTは、作成済みの構成や本文を見直す際にも利用できます。

▼プロンプト例

以下は社内会議で使用するPowerPoint資料の構成案です。
次の観点から改善点を指摘してください。

話の流れに論理の飛躍がないか
1枚に情報を詰め込みすぎていないか
意味が分かりにくい表現がないか
読み手から質問されそうな点は何か

指摘だけでなく、必要に応じて修正案も示してください。

作成者自身では気付きにくい点を洗い出し、修正前のチェックに利用できます。

ChatGPTでパワポ作成を効率化する際の注意点

ChatGPTを業務上の資料作成に利用する場合は、作業時間の短縮だけでなく、入力する情報や出力内容の扱いにも注意が必要です。

機密情報の取り扱いルールを確認する

パワポ作成では、顧客情報や個人情報、契約内容、社外公開前の情報などを扱う場合があります。こうした情報をChatGPTへ入力する際は、自社が利用しているプランやデータの取り扱い、社内の生成AI利用ルールを確認する必要があります。

ChatGPT BusinessやChatGPT Enterpriseなどのビジネス向けサービスでは、組織の入力・出力データはデフォルトでモデルの学習に利用されません。

一方、ChatGPT Free、Plus、Proなどの個人用ワークスペースでは、データ利用に関する設定が異なります。必要に応じて、設定画面から、会話内容をモデルの改善に利用する設定をオフにできます。

「どの情報なら入力できるのか」を利用者個人の判断だけに任せず、組織としてルールを決めておくことがポイントです。

数値や事実関係は必ず確認する

ChatGPTの回答には、事実と異なる内容や存在しない情報が含まれる場合があります。特に、売上や実績などの数値、日付、商品名、企業名、調査結果、引用元などは、もととなる資料や公式情報と照らし合わせて確認します。

ChatGPTへ「根拠も付けて」と指示した場合でも、提示された情報が正しいとは限りません。重要な情報については一次情報まで確認したうえで資料へ掲載します。

デザインや最終調整は人の判断が必要

パワポは、文章が整理されていれば伝わるとは限りません。

文字量や余白、グラフの大きさ、画像の配置、フォントなどによっても読みやすさは変わります。社内テンプレートやブランドカラー、ロゴの使用ルールが定められている場合は、それらへの適合も確認しなければなりません。

ChatGPTで構成や本文を整理したあと、実際のスライドを見ながら情報量やレイアウトを調整し、読み手に伝わりやすい形へ仕上げます。

まとめ

この記事では、ChatGPTでのパワポ作成について、以下の内容を解説しました。

ChatGPTで対応できるパワポ作成の範囲
ChatGPTでパワポ作成を進める基本手順
パワポ作成で活用しやすいプロンプト例
ChatGPTでパワポ作成を効率化する際の注意点

ChatGPTをパワポ作成に取り入れることで、構成案の作成やスライド本文の整理、レビューなど、資料作成のさまざまな工程を補助できます。

活用する際は、資料の目的や対象者、ゴール、発表時間などの条件を具体的に伝え、出力された内容を人が確認・調整することがポイントです。また、業務で利用する場合は、入力できる情報の範囲や確認方法など、社内での利用ルールも整理しておく必要があります。

生成AIを含むITツールの活用を社内へ広げていくには、ツールの使い方だけでなく、問い合わせ対応やアカウント管理、システム運用などを含めた体制づくりも必要です。

『FGLテクノソリューションズ』では、『社内システム運用管理サービス』を通じて、ヘルプデスクやIT資産管理、システム運用など、情報システム部門のさまざまな業務を支援しています。ITツールの活用や運用体制の見直しを検討している場合は、ぜひご相談ください。

霜島裕也

2022年にFTSへ入社。社内情シス業務アウトソーシングサービスのマーケティング兼プリセールスを担当している。最近は法務関連の事務局にも従事。IT関連資格としてPMP、ITコーディネータを保有し、現在も維持している。入社前の1991年～2015年は総合電機メーカーにて、総務、販売企画、営業、SE、プロジェクトマネジメントなど幅広い業務を経験。