アカウント管理を効率化する方法とは？ 煩雑化してしまうことには原因があった！

企業のIT関連業務に携わる担当者が対応する業務の一つに、従業員が使用するシステムやクラウドサービスのアカウント管理が挙げられます。

アカウント管理では、入退社または異動の際にアカウントの発行・変更・削除を行うほか、ID・パスワードの管理、ユーザー権限の設定などの情報セキュリティに関する対策も求められます。

情報システム（以下、情シス）部門や管理部門の担当者のなかには「アカウント管理が煩雑になっており、業務負担が大きい」「効率化できる方法はないか探している」という方もいるのではないでしょうか。

この記事では、アカウント管理の重要性や煩雑化する原因、担当者による対応を効率化する方法について解説します。

なお、クラウドサービスのセキュリティ管理については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

アカウント管理の重要性

業務を円滑に遂行するだけでなく企業の情報資産を守るため、情シス部門や管理部門によるアカウント管理を行うことが重要です。

内部不正の防止

社内の情報セキュリティを向上させて不正アクセスや情報漏えいを防ぐために、アカウント管理を行うことが欠かせません。

退職した従業員のアカウントが削除されていなかったり、機密性の高い重要なデータにアクセスできる権限を制限していなかったりすると、内部不正によって情報漏えいや改ざんが起こるリスクがあります。

なかでも特権IDについては、システムやクラウドサービスの重要な機能・データについて閲覧・編集できる権限を有しています。必要最低限の管理者のみがアクセスできるように特権IDの制限を行うことで、内部不正の防止につながります。

外部による不正アクセスの防止

アカウント管理は、業務に使用するシステムやクラウドサービスへの外部による不正アクセスを防止する目的もあります。

従業員に対してアクセス権限に応じたアカウントを発行していても、ID・パスワードの設定や管理方法が不適切な場合には、第三者による不正アクセスが行われるリスクがあります。

アカウントを付与する際に強固なパスワードポリシーや認証方法を設定したり、アカウントの利用状況を常に監視したりすることで、セキュリティ上のリスクを低減できます。

なお、ID・パスワードの管理についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

業務の効率化

アカウント管理は、業務を効率的に遂行するうえで重要といえます。

従業員が入社または異動によって新たな業務に就く場合、必要なシステムやクラウドサービスを利用するためのアカウントが必要です。業務開始までにアカウントの発行やID・パスワードの初期設定などの準備ができていない場合、業務を円滑に進められなくなります。

また、従業員の役職や業務内容が変わった際には、アカウントに対するユーザー権限の変更が必要になるケースもあります。必要なタイミングでアカウントの発行とユーザー権限の付与を行うことで、従業員がスムーズに業務を遂行できます。

アカウント管理が煩雑になる原因

社内で複数のシステムやクラウドサービスを利用している場合には、アカウント管理の業務が煩雑化しやすくなります。

現状、一つの社内システムで業務を完結することは難しく、業務効率化の観点から機能ごとに優れたシステムを導入するケースがあります。そのため、企業規模に関わらずほとんどの企業が複数のシステムやクラウドサービスを利用しています。

入退社や異動が重なる時期がある

新年度や決算期末では、従業員の入退社または異動が重なります。アカウントの発行・削除やユーザー権限の変更に関する依頼が増えることから、業務が煩雑化しやすくなります。

また、新入社員が入社するタイミングでは、部門単位でアカウントの発行が必要になるケースもあり、限られた担当者で対応するには時間と労力がかかります。

アカウント管理を手動で行っている

アカウントの発行・変更・削除を手動で行っている場合には、業務が煩雑化しやすくなります。

▼手動によるアカウント管理の例

• 表計算ソフトを利用して管理台帳の入力・更新を行う
• 紙媒体の管理台帳を使用して手書きで記入する　など

手動によるアカウント管理は担当者の業務負担につながるほか、目視のチェックでは人的ミスが発生してしまう可能性も考えられます。

アカウントの登録情報を誤って入力したり、ユーザー権限の設定を間違ったりすると、業務の遅延や情報漏えいなどのトラブルを招くおそれがあります。

アカウントの種類が多く把握するのが難しい

社内にオンプレミスのシステムやクラウドサービスなどが多数存在しており、すべてを把握するのが難しいことも原因の一つです。

管理対象となるシステムやクラウドサービスの数が増えるほど、入退社または異動に伴うアカウント管理の業務負担が大きくなります。

また、従業員の働き方や業務内容、雇用形態によってアカウントの区別を細かく設定している場合には、アクセス権限の設定が煩雑化したり、一部のシステムについてアカウントの削除を忘れたりするリスクも考えられます。

＞＞社内システム運用管理業務トータルサポートサービスに関する資料ダウンロードはこちら

社内のアカウント管理を効率的に行う方法

アカウント管理の業務を効率化して、担当者の負担軽減や設定ミス・漏れなどのトラブルを防ぐには、ツールまたは外部のリソースを活用することが有効です。

①アカウント管理ツールを導入する

アカウント管理ツールとは、複数のアカウント情報を一元管理できるツールのことです。ID管理ツール（システム）とも呼ばれます。

複数あるシステムのアカウント情報を一箇所に集約して、個別に行っていたアカウントの発行・変更・削除などの作業を自動で一括処理することが可能です。

▼アカウント管理ツールの主な機能

• ユーザー情報の一元管理
• アカウント発行・変更・削除の一括処理
• ユーザーによるパスワードの設定・変更処理
• SSO（シングルサインオン）
• ログの監視
• アカウントの棚卸
• 特権IDの管理　など

SSO（シングルサインオン）と呼ばれる認証機能を備えたツールであれば、1つのID・パスワードのみで複数のシステムにログインすることが可能です。従業員のパスワード忘れを防いで、再発行の処理にかかる業務負担を減らせます。

また、ツール上からアカウントの監視やロックなどを行える機能があると、不正アクセスと情報漏えいを防止でき、セキュリティの強化を図れます。

②ITアウトソーシング（業務代行）を活用する

ITアウトソーシング（業務代行）を活用して、アカウント管理を委託することも一つの方法です。煩雑なアカウント管理を外部に委託することで、情シス部門や管理部門の担当者がコア業務に集中できるようになります。

▼ITアウトソーシング事業者を選ぶポイント

• セキュリティ認証を取得している
• 自社と同業種での実績がある
• 委託したい業務範囲や規模に対応している

マネジメントシステムの国際認証となる“ISO認証”を取得している事業者であれば、規格に則ったセキュリティ基準での運用が期待できます。

また、ITアウトソーシングの対象となる業務は多岐にわたります。「自社と同業種での対応実績があるか」「委託したい業務の範囲や規模に対応しているか」なども確認しておくことがポイントです。

なお、ISO認証やITアウトソーシングについては、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

まとめ

この記事では、アカウント管理について以下の内容を解説しました。

• アカウント管理の重要性
• アカウント管理が煩雑になる原因
• 社内のアカウント管理を効率的に行う方法

社内のアカウント管理は、業務を円滑かつ効率的に行えるようにするほか、内部不正による情報漏えいや外部からの不正アクセスを防止するためにも重要な業務といえます。

しかし、社内に複数のシステムやクラウドサービスが存在しており手動でアカウント管理を行っている場合には、業務が煩雑化しやすくなります。

情シス部門や管理部門が効率的にアカウント管理を行い、人的ミスの防止、セキュリティの向上を図るには、ツールまたはITアウトソーシングの活用が有効です。

『FGLテクノソリューションズ』の社内システム運用管理サービスでは、入退社や異動に伴うアカウントの発行・削除、ユーザー権限の設定変更などの業務について代行サービスを提供しています。

詳しくは、こちらのページをご確認ください。