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情シス業務をITアウトソーシング(業務代行)する方法と依頼する際のポイント

DX(Digital Transformation:デジタル・トランスフォーメーション)の推進やニューノーマルな働き方への対応など、情報システム(以下、情シス)部門が対応する業務範囲は拡大しており、運用の負担が増加している企業もあるのではないでしょうか。

また、中小企業や小規模事業者の場合、「情シス部門に人材を投入する余裕がない」「採用コストをかけられない」といった理由から、ひとりまたは兼任で情シス業務に対応している職場もあります。

「専門性の高いIT人材を確保したい」「情シス業務の負担を軽減したい」という悩みを解消する方法の一つに、ITアウトソーシング(業務代行)の活用があります。

この記事では、情シス業務をITアウトソーシングするメリットや具体的な方法、依頼する際のポイントについて解説します。

専任の情シス担当者がいない企業に関する対応については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。

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目次[非表示]

  1. 1.情シス業務をITアウトソーシングするメリット
  2. 2.情シス業務をITアウトソーシングする方法
    1. 2.1.①エンジニアの常駐
    2. 2.2.②外部への業務委託
  3. 3.ITアウトソーシングを依頼する際のポイント
    1. 3.1.①依頼する業務範囲を明確にする
    2. 3.2.②情報セキュリティポリシーを策定する
  4. 4.まとめ


情シス業務をITアウトソーシングするメリット

ITアウトソーシングできる業務はサービス事業者によって異なりますが、主にインフラ構築・管理やヘルプデスク、キッティングなどが挙げられます。

情シス業務をITアウトソーシングすることで、以下のメリットが期待できます。


▼情シス業務をITアウトソーシングするメリット

  • 情シス担当者の業務負担を軽減できる
  • 業務の属人化を防止できる
  • 人材不足を解消できる
  • IT知識・技術・ノウハウを補填できる


情シス部門の業務は、社内システムの開発や保守運用、ヘルプデスク、セキュリティ対策など多岐にわたります。ひとり、もしくは少人数で情シスを運用している場合、業務負担が大きくなるほか、属人化しやすくなるといった問題があります。

ITアウトソーシングを利用すると、負担の大きい業務やノンコア業務を委託できるため、情シス担当者の業務負担を軽減できます。また、属人化の防止によって、情シス担当者が不在の場合に対応ができなくなるといったリスクを避けられます。

情シス業務を行える社内のIT人材が不足しており、増員が難しい場合にも、ITアウトソーシングを利用して専門知識・技術を持つ人材を補填できることもメリットの一つです。

※キッティングとは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスのセットアップ作業のこと。



情シス業務をITアウトソーシングする方法

情シス業務をITアウトソーシングする方法は、エンジニアの常駐と外部への業務委託の大きく2つに分けられます。


①エンジニアの常駐

1つ目は、エンジニアの常駐支援サービスを活用して、自社のオフィスで情シス業務を行ってもらう方法です。

現場に常駐して情シス業務に対応してもらえるため、実態に沿った業務支援が受けられることが特徴です。システム障害やセキュリティ上のトラブルなどに迅速に対応できるほか、機密情報の持ち出しリスクが防げるメリットがあります。

外部では対応できない業務がある場合や、社内の業務スペースを確保できる場合などに適しています。

なお、エンジニアの常駐支援サービスには、情シス業務の代行だけでなく、運用体制の改善やシステム導入設計など、コンサルタントとしての役割を担うものもあります。


②外部への業務委託

2つ目は、社内で対応していた情シス業務を外部のサービス事業者に委託する方法です。情シス業務の一部を委託する形態と、一括委託するフルアウトソーシングの形態があります。

外部への業務委託は、社内のリソース状況に応じて委託する業務を選択できるため、柔軟な予算調整ができることが特徴です。定型業務や負担が大きい業務を委託することで、情シス担当者がコア業務に注力できるメリットがあります。

現場対応が不要な情シス業務や、「社内の業務スペースを確保できない」「業務の重要度に応じてリソースを振り分けたい」といった場合に適しています。



ITアウトソーシングを依頼する際のポイント

情シス業務のITアウトソーシングは、依頼する形態やサービス事業者によって業務内容・運用方法が異なります。依頼する際は、以下2つのポイントを押さえておくことが重要です。


①依頼する業務範囲を明確にする

ITアウトソーシングを依頼する前に、外部に依頼する情シス業務の範囲を明確にしておく必要があります。

ITアウトソーシングのサービスによって、対応できる情シス業務の範囲が異なります。社内の情シス業務を棚卸しして、負担が大きい業務や属人化している業務、知識・技術が不足している業務などを洗い出します。それらを踏まえて、どこからどこまでの業務を依頼するか検討することがポイントです。

ITアウトソーシングできる一般的な業務には、以下が挙げられます。


▼ITアウトソーシングできる一般的な業務の例

  • システム構築・保守運用
  • IT機器の管理
  • 社内ヘルプデスク
  • ICT資産管理 など


②情報セキュリティポリシーを策定する

情報セキュリティポリシーを策定することも、情シス業務をITアウトソーシングする際に欠かせない取り組みの一つです。

情報セキュリティポリシーとは、企業・組織が実施する情報セキュリティ対策の方針・行動指針をまとめた規定のことです。

業務委託の形態で情シス業務をITアウトソーシングするには、自社が保有する情報資産の一部を開示する必要があります。サービス事業者側での情報漏えいを防ぐために、情報セキュリティポリシーを策定して、サービス事業者のセキュリティ方針と合致しているかどうか確認することが重要です。

情報セキュリティポリシーを策定する際のポイントには、以下が挙げられます。


▼情報セキュリティポリシーを策定する際のポイント

  • 情シス業務の遂行に必要な情報資産を洗い出して、リスクを確認する
  • 重要度別に情報資産を分類して、外部委託するかどうかを検討する
  • 情シス業務の運用体制や作業手順などのルールを決める


なお、トラブルが起きた場合に備えて、個人情報漏えいに関する保険に加入しているサービス事業者を選ぶと、企業が被った損害の補償を受けられます。


出典:総務省『情報セキュリティポリシーの策定



まとめ

この記事では、情シス業務のITアウトソーシングについて、以下の内容を解説しました。


  • 情シス業務をITアウトソーシングするメリット
  • ITアウトソーシングする2つの方法
  • ITアウトソーシングを依頼する際のポイント


情シス業務のITアウトソーシングには、エンジニアの常駐と外部への業務委託の2種類の方法があります。

情シス業務をITアウトソーシングすると、業務負担の軽減や属人化の防止、人材不足の解消、ITスキル・ノウハウの補填といったさまざまなメリットが期待できます。

ただし、ITアウトソーシングできる情シス業務や運用体制などは、サービス事業者・サービス内容によって異なります。依頼する際は、自社の課題を踏まえたうえで委託する業務を整理するとともに、情報セキュリティポリシーを作成して情報漏えいリスクを防止することがポイントです。

FGLテクノソリューションズ』の社内システム運用管理サービスでは、情シス業務の外部委託によるITアウトソーシングが可能です。約30年にわたって蓄積した経験とノウハウで、専門的かつ幅広い情シス業務をサポートいたします。


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