バックオフィス業務を効率化するには。情シスが検討したい5つの手法

企業活動を円滑に進めるには、バックオフィス業務の効率化が欠かせません。

バックオフィス業務は企業間の競争に直接関与しない非競争領域の業務ですが、効率化することで競争領域の業務に注力できる体制が構築できます。

情報システム部門（以下、情シス）においては、企業全体のバックオフィス業務をシステムで効率化したり、情シス内におけるバックオフィス業務の効率化を図ったりすることが求められます。

この記事では、バックオフィス業務の概要やよくある問題、効率化する手法について解説します。

なお、情シスが押さえておきたいIT業界のトレンドについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、顧客と直接関わらない業務です。バックオフィス業務が発生する主な部門としては、人事や経理、総務、法務、情報シスなどがあります。

バックオフィス業務は顧客と直接関わるフロントオフィス業務と異なり非競争領域の業務ですが、企業活動全体の円滑化や安定化のために重要です。

情シスにおいて発生するバックオフィス業務としては、以下が挙げられます。

▼情シスにおけるバックオフィス業務

• ITインフラの運用管理
• セキュリティ対策
• 社内ヘルプデスク　など

なお、バックオフィスのBPOについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

バックオフィス業務でよくある問題

バックオフィス業務においては、手作業や紙媒体をベースに実施することでさまざまな問題が生じやすくなります。

▼手作業や紙媒体によるバックオフィス業務でよくある問題

• 業務の属人化
• 人手不足
• ヒューマンエラーの頻発
• 働く場所の制約　など

バックオフィス業務には専門知識が必要で業務負担もかかるため、システムによって効率化できていない場合には業務の属人化・人手不足・ヒューマンエラーなどの問題が起こりやすいと考えられます。

また、紙媒体でバックオフィス業務を実施する場合、稟議や承認のためにオフィスで作業する必要が生じてテレワークへの対応が難しくなります。

なお、情シス業務の属人化についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

社内のバックオフィス業務を効率化する5つの手法

社内のバックオフィス業務を効率化するには、システムやサービス、ツールなどの活用によって手作業や紙媒体による業務から脱却することが重要です。

また、アウトソーシングを活用して人手不足を補う方法もあります。

①ワークフローシステムの導入

ワークフローシステムを導入することで、業務における流れ・フローをデジタルで管理して効率化できます。また、ワークフローが可視化されることで、属人化の解消が可能です。

稟議や承認作業をオンライン上で完結できるようになるため、テレワークにも対応しやすくなります。

②クラウドサービスの活用

クラウドサービスを活用することで、外出先からの業務データへのアクセスが行いやすくなり、業務活動の円滑化やテレワークへの対応につながります。

また、情シスにとっては社内システムをクラウド化することによって保守運用にかかる労力・コストの削減が期待できます。災害時におけるデータの消失への対策としても有効です。

なお、社内システムのクラウド化についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

③RPAツールの活用

定型的な作業を自動化するRPA（Robotic Process Automation）ツールを活用することで、データの入力・チェック・分析などの作業を効率化できます。

システムによる自動化によってヒューマンエラーの回避が可能です。また、RPAは24時間稼働できることから、業務スケジュールの短縮や人的コストの削減にもつながります。

④AIの活用

業務効率化のために近年注目されている手法として、AIの活用が挙げられます。

▼バックオフィス業務効率化に向けたAIの活用方法

• AIを用いたチャットボットを社内ヘルプデスクに活用する
• 社内で扱う資料・マニュアルを生成AIで作成する　など

ただし、AIが扱う情報には誤りや根拠の分からない情報が含まれるケースがあります。人間の手によるファクトチェックが欠かせません。

なお、AIの活用やAIツールについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

AIはヘルプデスクの業務を変えるか？ AI導入のメリットと限界を解説

ビジネスに役立つAIツールとは。情シス業務の改革を推進する活用法

生成AIで何ができる？ ビジネスでの活用方法と運用の注意点

⑤アウトソーシングの活用

アウトソーシングを活用して、バックオフィス業務を外部に委託する方法があります。これにより、自社の従業員がコア業務に専念できるようになり、業務の効率化につながります。

特に情シスは人手が不足しやすいため、ITアウトソーシング（業務代行）によって人員を補うことで、業務負担の軽減や属人化の防止、採用コストの削減などが期待できます。

なお、情シス業務のITアウトソーシングについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

まとめ

この記事では、バックオフィス業務の効率化について以下の内容を解説しました。

• バックオフィス業務の概要
• バックオフィス業務でよくある問題
• 社内のバックオフィス業務を効率化する5つの手法

バックオフィス業務は、顧客とは直接関わらないものの、企業活動の安定化・効率化のために欠かせない業務です。

バックオフィス業務は担当者の負担になりやすく専門知識も要求されることから、属人化や人手不足、ヒューマンエラーなどの問題が生じます。これらの問題を解消するには、システムによる効率化やアウトソーシングの活用が有効です。

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